Spravovanie e-mailovej schránky riadnym spôsobom znamená dve základné veci: vymazanie a vždy ponechanie časti neprečítaných správ prázdne a usporiadanie doručenej pošty pomocou filtrov a štítkov. Aj keď sme usporiadali poštu, ktorú sme už videli, niekoľko sprievodcov vrátane sprievodcu, ktorý si objednáva doručenú poštu pomocou filtrov a prezývok v Gmaile, vidíme tu najlepší spôsob rýchleho obnovenia doručenej pošty bez toho, aby bolo potrebné prečítať si každú prijatú správu. v Gmaile a bez odstránenia čohokoľvek.
Trik, aby ste vždy udržali prichádzajúcu poštu s Gmailom na nule (ale týka sa to aj iných poštových schránok), je použitie záhadnej a málo používanej funkcie, ktorá „archivuje“ poštu, to znamená, že ju skryje, bez toho, aby ste ju odstránili a ponechali si ju zvýraznené neprečítané správy.
Keď použijete tlačidlo Archív na vybratých e-mailových správach, budú odstránené z doručenej pošty .
Archivované správy sa však neodstránia z Gmailu, ale iba z priečinka prijatých správ.
Oznámenie o správe zmizne, aj keď tento e-mail nebol prečítaný.
V ktoromkoľvek programe alebo aplikácii na správu e-mailov, napríklad v Gmaile, sú e-maily väčšinou rozdelené do 5 sekcií:
- Doručená pošta musí obsahovať všetky prijaté e-maily, ktoré sú dôležité a zaujímavé.
- Pošta odoslaná s e-mailom zaslaná ostatným.
- Spam, pričom e-maily sa považujú za automaticky nežiaduce.
- Kôš, odstránené e-maily
- Archivované, všetky správy boli odstránené z doručenej pošty, ale neboli odstránené.
E -mailové správy, ktoré sa nemusia okamžite prečítať alebo otvoriť, ale ktoré sa stále lepšie uchovávajú a nevymažú, by sa preto mali presunúť do archívu .
Rozdiely medzi archivovanými a trashovanými e-mailmi sú veľmi dôležité:
Archivované e-maily sa po určitom čase automaticky neodstránia, ako je to v prípade tých, ktoré sa presunuli do koša, ale zostanú v Gmaile, kým sa neodstránia manuálne.
Archivované správy sú tiež zahrnuté vo všeobecných vyhľadávaniach uskutočňovaných prostredníctvom vyhľadávacieho nástroja Gmail, čo nie je prípad spamu alebo odstránených e-mailov.
Archivované e-maily sa počítajú v rámci limitu úložného priestoru Gmailu, zatiaľ čo odstránené e-maily sa naopak nepočítajú.
Ako už bolo spomenuté, archivované e-maily nie sú automaticky označené ako prečítané. Ak archivujete e-maily bez toho, aby ste ich otvorili alebo nečítali, zostanú zvýraznené ako neprečítané, aj keď nebudú zahrnuté do počtu prečítaných správ.
Kde skončia správy archivované v Gmaile „> všetky správy “, zobrazia sa všetky doručené e-maily a e-maily v archíve archivovať dohromady.
Ak používate program Microsoft Outlook, namiesto toho existuje karta Archív na prehľadávanie iba týchto položiek.
E-maily uložené s menovkou budú potom viditeľné v rôznych priečinkoch s menovkou, a to v tých, ktoré Gmail automaticky vytvára, aj v personalizovaných.
Teraz, keď vieme, ako pomocou tejto funkcie archivovať správy, pozrime sa, ako ju použiť na resetovanie počtu neprečítaných správ v doručenej pošte .
Najskôr si môžete vytvoriť filter, ktorý umožní archivovať všetky neprečítané správy vrátane starých správ naraz.
Potom stlačte šípku nadol umiestnenú vo vyhľadávacom poli Gmailu, stlačte tlačidlo vedľa položky Hľadať a vložte „neprečítané správy“.
Pri tomto vyhľadávaní v dolnej časti stlačte odkaz Vytvoriť filter, potvrďte akciu a potom v okne filtra vyberte iba políčko „Ignorovať doručenú poštu (archív)“.
Pred kliknutím na Vytvoriť filter vyberte možnosť „ Použiť filter aj na predchádzajúce konverzácie “.
Všetky doteraz neprečítané správy sa preto archivujú a číslo zobrazujúce e-maily, ktoré sa majú čítať, sa vynuluje.
Nakoniec otvorte Nastavenia Gmailu stlačením ovládacieho tlačidla vpravo hore, prejdite do časti Filtre a odstráňte novovytvorený filter (aby ste zabránili automatickej archivácii ďalších prichádzajúcich správ).
Vytvorením filtrov e-mailových správ je možné zabezpečiť, aby sa e-maily z presne definovaných adries automaticky archivovali a nechali ich ako neprečítané.
Môžete tiež archivovať všetky prečítané aj neprečítané správy prijaté pred určitým dátumom .
Ak to chcete urobiť, vyhľadajte v priečinku Doručená pošta: 2016/12/31 (v tomto príklade chcem archivovať všetky správy prijaté pred 31. decembrom 2016), potom stlačte tlačidlo Vytvoriť filter pre toto vyhľadávanie a vyberte akciu Ignorovať doručenú poštu (Archivovať) ), s možnosťou použiť filter na všetky konverzácie.
Ak v budúcnosti dostanete správu, ktorú si nemusíte prečítať (napríklad upozornenie od spoločnosti Facebook, Amazon alebo iných aplikácií), môžete ju kedykoľvek odstrániť bez toho, aby ste ju museli odstrániť.
Ak chcete e-mail v Gmaile archivovať, jednoducho ho vyberte zo zoznamu a potom stlačte tlačidlo Archivovať hore, aby zmizlo z doručenej pošty.
Akciu na archivovanie správ môžete na počítači urýchliť výberom položky E-mail a stlačením klávesu E na klávesnici.
V Gmaile pre Android môžete prejsť na Menu> Nastavenia> Všeobecné nastavenia> Predvolená akcia Gmailu a namiesto možnosti Odstrániť vyberte možnosť Súbor.
Týmto spôsobom jednoducho posuňte správu doľava alebo doprava a archivujte ju bez odstránenia.
Na telefónoch Gmail pre iPhone a iPad môžete tiež použiť tlačidlo Archivovať po výbere správ doručenej pošty.
Ak ste správu omylom archivovali, môžete ju ľahko vrátiť do priečinka Doručená pošta tak, že ju vyhľadáte zo zoznamu Všetky správy, vyberiete ju a pomocou klávesu ju presuniete do priečinka Doručená pošta .
