Každý, skôr či neskôr, sa bude musieť vysporiadať s tabuľkami, jedným z najzložitejších a najmocnejších nástrojov, ktoré je možné použiť na počítači na pracovisku. Toto nie je určené ako príručka pre začiatočníkov v tabuľkách, ale má v úmysle zdôrazniť štyri typy aktivít, ktoré potrebujete vedieť, ako to urobiť, aby bolo dobré s programami ako Excel. Program Microsoft Excel je určite najpoužívanejší program na svete na vytváranie tabuliek a tabuliek, ale rovnaké funkcie sú k dispozícii aj v bezplatných balíkoch, ako je LibreOffice a v službe Dokumenty Google.
Aby ste boli úspešní v kancelárskej práci alebo aspoň aby ste si uľahčili život a aby ste sa lepšie povýšili pri prijímaní pohovorov, musíte sa dobre naučiť používať program Excel (alebo ekvivalentný program, ako sú LibreOffice a Dokumenty Google ) a byť schopný vykonávať aspoň nasledujúce 4 aktivity,
PREČÍTAJTE SI TAK: Ako robiť výpočty v Exceli
1) Rýchlo zadajte údaje pomocou formulárov alebo formulárov
Zadávanie údajov do tabuľky je východiskovým bodom akejkoľvek analýzy tabuľky. Všetci začiatočníci programu Excel zapisujú údaje ručne do buniek, ale používanie formulára by bolo oveľa rýchlejšie. Formulár je samostatne vedený formulár na rýchle zadávanie údajov do buniek, aby bolo možné písať, a stlačením klávesu Enter prejdete na ďalšiu bunku.,
V Exceli 2013 bolo tlačidlo formulára trochu skryté.
Ak ju chcete nájsť, musíte zatlačiť na pásku navrchu a zvoliť prispôsobenie tak, aby pridalo tlačidlo modulov.
V iných verziách programu Excel namiesto toho stlačte kláves Office, prejdite na Možnosti programu Excel a prispôsobte pridaním formulára.
Po stlačení tlačidla Form môžete vytvoriť formulár (alebo šablónu alebo masku na zadanie údajov) napísaním nadpisov stĺpcov.
V nástroji LibreOffice Calc môžete zadať údaje pomocou formulára stlačením v ponuke Údaje-> Form .
Pred použitím formulára je potrebné vytvoriť hlavičky stĺpcov, aby sa kompilácia stala sprievodcom a rýchla.
Formáty v službe Disk Google (Dokumenty Google) sú samy osebe objektom, ktorý vám umožňuje vytvoriť prieskumy s viacerými odpoveďami na zdieľanie online.
Formulár môžete vytvoriť pomocou tlačidla Vytvoriť alebo ho môžete vložiť (pomocou ponuky Vložiť ) do tabuľky.
Stránky pomocníka v taliančine:
- Pre Libreoffice Calc
- Office Excel
- Tabuľka Google
2) Vykonajte výpočty pomocou funkcií a vzorcov
Akonáhle sú dáta vložené do buniek, je pravdepodobné, že je potrebná operácia alebo výpočet.
Funkcie a vzorce musia byť napísané v textovom poli vyššie a umožňujú vám manipulovať s údajmi tabuľky, vykonávať jednoduché matematické operácie, pridávať čísla do stĺpca, priemerovať alebo dokonca pracovať s objektmi skutočného sveta, ako sú napríklad dátumy. alebo peniaze.
Všetky výpočtové programy majú svoju vlastnú sadu funkcií s určitými rozdielmi.
Tieto stránky v taliančine obsahujú všetky vzorce, ktoré je možné vykonať na programoch Excel, LibreOffice Calc a Disk Google.
Spoznať ich všetkých srdcom nie je možné, ale je nevyhnutné vedieť, čo používate a čo potrebujete pre svoju prácu.
Napríklad niektoré základné operácie sú:
- Súčet čísel v bunkách: = SUM (A1; B1) pridá dve čísla, zatiaľ čo = SUM (A1: A5) je súčet všetkých buniek od A1 po A5.
- = PRIEMERNÁ (A1; B1) je priemer dvoch čísel; = AVERAGE (A1: A10) je priemer z čísel A1 až A10.
Každý vzorec nájdete aj v ponuke Vložiť - Vzorec .
Môžete tiež kombinovať dve funkcie a vytvoriť vzorec, napríklad = ROUND ((SUM (A1: A10)); 0), zaokrúhľujúci na desatinné miesta súčtu čísel A1 až A10.
O funkciách si prečítajte: Ako používať vzorce na počítanie s Excelom (COUNT a SUM)
3) Zoraďte údaje podľa filtrov a kontingenčných tabuliek
Po zadaní nespracovaných údajov a vykonaní všetkých výpočtov pomocou funkcií a vzorcov musíte teraz vytvoriť rôzne spôsoby ich prezerania.
Rad údajov môžete zoradiť podľa stĺpca: stlačením klávesov CTRL-A vyberte celý hárok, prejdite na kartu Údaje na páse s nástrojmi, stlačte tlačidlo „ Zoradiť “ a vyberte stĺpec a kritérium, ktoré môže byť napríklad podľa čísla objednávky.
Vždy z ponuky Údaje môžete vložiť filtre, napríklad vylúčiť duplicitné prvky.
Kontingenčné tabuľky sú rozšírené filtre, ktoré sa používajú na filtrovanie veľkých zoznamov údajov, ktoré by inak nebolo možné prečítať.
Kontingenčné tabuľky vám umožňujú zobrať niektoré údaje na zhrnutie a zobraziť iba niektoré z nich, ostatné skryť.
V Exceli vytvoríte kontingenčnú tabuľku z ponuky Vložiť, zatiaľ čo v LibreOffice Calc z ponuky Údaje.
Viac informácií nájdete v taliančine pre:
- filtrovanie údajov v Exceli
- Kontingenčné tabuľky v Libreoffice
kontingenčné tabuľky na Disku Google.
4) Vytvorte makra pre opakujúce sa úlohy
Práca s programom Excel môže byť veľmi nudná, pretože často zahŕňa opakujúce sa úlohy.
Ak sa chcete vyhnúť tomu, aby ste každý deň vykonávali rovnakú prácu, môžete si vytvoriť makro a zaznamenať to, čo robíte, aby ho počítač mohol robiť sám.
Makrá sú silnou stránkou programu Excel, zatiaľ čo v službe Libreoffice musíte byť opatrní, pretože niektoré makrá nemusia byť kompatibilné s balíkom Microsoft Office.
V programoch Excel, LibreOffice a Google Drive je možné vytvárať zložitejšie makrá s programovacími skriptmi, ktoré by si vyžadovali určitú štúdiu.
Tu je niekoľko zdrojov, ktoré môžete začať:
- Excel: Práca s makrami
- Makro Excel (v angličtine)
- LibreOffice: Prvé kroky s makrami
- Disk Google: Prehľad skriptu Google Apps Script (iba v angličtine).
Všetky tieto funkcie sú iba špičkou ľadovca programu Excel a ďalších programov. Používanie tabuliek je ďalšou profesionalitou a disciplínou, do ktorej sa môžete hlboko ponoriť.
READ ALSO: 6 najužitočnejších funkcií programu Excel na filtrovanie údajov a zobrazenie grafov
