Gmail je jednou z najúspešnejších služieb podpísaných spoločnosťou Google, pretože pri registrácii nového účtu Google (v telefóne smartphone, na serveri YouTube atď.) Používa prakticky každý e-mailový účet. Pred Gmailom nebolo používanie e-mailových služieb online nepohodlné, veľmi obmedzené a vyžadovalo, aby klient pre stolné počítače, ako je Microsoft Outlook, pracoval slušne. Gmail je namiesto toho skutočným webovým e-mailovým klientom, výkonným a tak plným funkcií, že by potreboval príručku so stovkami stránok! Gmail zostáva najobľúbenejšou online službou pre e-mail, aj keď nie každý, kto túto možnosť využíva naplno. Aby ste ju mohli správne využívať, v tomto článku vám ukážeme tie najlepšie funkcie, ktoré ju odlišujú od konkurencie. Po prečítaní tejto príručky nebude používanie e-mailu v Gmaile nikdy rovnaké.
PREČÍTAJTE SI SI -> Synchronizujte adresár medzi Gmailom a Outlookom a importujte kontakty
Ak ešte nemáme účet Gmail, môžeme ho opraviť otvorením účtu Google tu -> Nový účet Google .
Ak chcete používať Gmail zo smartfónu alebo tabletu, môžeme si tu stiahnuť konkrétnu aplikáciu -> Gmail ( Android ) a Gmail ( iPhone ).
1) Výskum
Pretože Gmail je služba Google, je zrejmé, že vyhľadávanie e-mailov môže byť lepšie ako v ktoromkoľvek inom programe alebo službe webovej pošty. V prípade potreby by tiež nebolo potrebné triediť moje e-maily do priečinkov, pretože ich je možné presne a rýchlo vyhľadať.
Dôležité je poznať najužitočnejších operátorov Gmailu pre pokročilé vyhľadávanie pošty a príloh .
Napríklad môžeme vyhľadávať všetky e-maily podľa dátumu, vrátane e-mailov prijatých v ten deň alebo v predchádzajúcich alebo nasledujúcich dňoch: napríklad môžeme do vyhľadávacieho riadku zadať text „ po: 2018/12/25 “ a vyhľadať všetky prijaté e-maily po Vianociach namiesto „ pred: 2018/12/25 “ vyhľadajte e-maily prijaté pred Vianocami. Ak na druhej strane máme neprečítané správy na dlhú dobu, ale „zmizli“ spomedzi nespočetných nasledujúcich správ, vždy môžeme otvoriť ponuku Všetky správy (panel na ľavej strane) a do vyhľadávacieho panela napísať „ je neprečítané “, aby sa zobrazilo všetky neprečítané e-mailové správy, pretože máme aktívny účet Gmail.
2) Ako používať filtre
V Gmaile môžeme pomocou filtrov automatizovať správu prijatých správ na základe odosielateľa, na základe predmetu, na základe témy atď. Každý e-mail je možné transformovať do filtra stlačením troch bodov vedľa dátumu a času e-mailu a použitím filtračných správ tohto typu . Alternatívne môžeme vytvoriť filter za behu kliknutím na hornú časť trojuholníka napravo od vyhľadávacieho panela a začatím vyplňovania rôznych polí.
Okrem tlačidla Hľadať môžeme použiť aj tlačidlo Vytvoriť filter, aby sme mohli vynikajúcim spôsobom filtrovať všetky výsledné e-maily. Filter môže byť tiež retroaktívny, tj platí pre organizovanie e-mailov, ktoré už boli prijaté.
PREČÍTAJTE SI TIEŽ: Pre správu doručených e-mailov si objednajte doručenú poštu pomocou filtrov a prezývok v Gmaile
3) Ako používať štítky
Namiesto použitia filtrov môžete na usporiadanie pošty použiť štítky ako druh spojiva.
Gmail už automaticky uplatňuje správne štítky na základe svojich algoritmov (vkladaním správ Faceboook do sociálnych sietí alebo zásielok Amazonu do aktualizácií ), ale môžeme zlepšiť správu štítkov a vytvoriť nové kliknutím na symbol vo forme a prejdite do ponuky Nastavenia -> Štítky .
Ak namiesto toho chceme zmeniť štítok priradený k už prijatému e-mailu, jednoducho ho otvorte a kliknite na tlačidlo Štítok v hornej časti.
4) Používajte Gmail s inými e-mailovými účtami
Gmail umožňuje veľmi ľahko importovať ďalšie e-mailové účty, takže môžete prijímať správy z iných adries a tiež odosielať e-maily z týchto adries. Ak chcete pridať e-mailové účty, kliknite na symbol ozubeného kolieska a prejdite do časti Nastavenia -> Účet a import, potom kliknite na položku Pridať ďalšiu e-mailovú adresu . Gmail používa IMAP a SMTP, aby mohol prijímať a odosielať e-maily od iných operátorov; mnohé z nich sa konfigurujú samostatne (stačí zadať svoju e-mailovú adresu a heslo), v iných prípadoch budeme musieť obnoviť prístupové parametre pre manuálnu konfiguráciu.
Ak sa chcete dozvedieť viac, odporúčame vám prečítať si článok o tom, ako importovať a spravovať ďalšie e-mailové účty v Gmaile s viacerými poľami
5) Zrušte odosielanie e-mailov
Ako vidno v inom článku, môžete aktivovať funkciu zrušenia odosielania e-mailu odoslaného omylom, takže môžete okamžite napraviť každého blázna alebo nedorozumenia. Týmto spôsobom budeme mať po stlačení tlačidla Poslať e-mail stále niekoľko sekúnd na jeho zrušenie v prípade, že sa mýlime. Normálne je čas na prehodnotenie obmedzený na 5 sekúnd, ale ak chceme predĺžiť čas na zrušenie e-mailu, môžete ho zmeniť v ponuke Nastavenia -> Všeobecné zmenou položky v Zrušiť odoslanie -> Zrušovacie obdobie poslať .
Dokážeme nastaviť maximálne 30 sekúnd, okrem toho nie je povolené (tiež sa nesmie spomaliť odosielanie e-mailov na servery Gmail).
6) Štandardne aktivujte „Odpovedať všetkým“
Keď v Gmaile príde nová skupinová správa, môžeme sa ubezpečiť, že po kliknutí na Odpovedať bude e-mail adresovaný na všetky adresy označené v poli príjemcu, nielen odosielateľovi. Túto možnosť je možné aktivovať v Nastaveniach -> Všeobecné a aktiváciou začiarknutia v položke Odpovedať všetkým, ktorá sa nachádza v správaní Predvolená odpoveď .
7) Ako posielať automatické odpovede, keď chýbame
Ak nie sme dlhší čas neprítomní a chceme, aby niekto, kto nám píše e-mailom, vedel o našej nedostupnosti, môžeme v službe Gmail nastaviť automatickú odpoveď, ktorá okamžite pošle personalizovanú správu všetkým odosielateľom, ktorí nás budú kontaktovať. Ak ju chcete nakonfigurovať, vždy kliknite na tlačidlo ozubeného kolieska a potom prejdite na položku Nastavenia -> Všeobecné .
Posúvajte stránku nadol, kým sa nedostanete do sekcie Automatická odpoveď .
Stanovili sme počiatočný a konečný dátum (voliteľné), vložte do predmetu krátky text a naše dôvody alebo výhovorky pre neprítomnosť alebo absenciu odpovede, aby sme včas informovali kohokoľvek, kto sa rozhodne odpovedať e-mailom.
Aby sme sa vyhli zasielaniu pošty na informačné bulletiny alebo správy zo služieb, môžeme zaškrtnúť možnosť Odpovedať iba ľuďom zahrnutým do mojich kontaktov, aby na ňu automaticky odpovedali iba dôveryhodní ľudia. Na konci konfigurácie kliknite na položku Aktivovať automatickú odpoveď a úplne zatvorte Gmail: sme pripravení odísť na sviatky alebo na dlhú cestu bez prílišných myšlienok!
8) Prílohy na Disku Google
Gmail je integrovaný do cloudovej služby Disk Google, takže prijaté prílohy je možné kedykoľvek uložiť do cloudového priestoru Google, aby ste ich mohli mať so sebou na svojom počítači alebo na iných zariadeniach.
To je skutočne výhodné na ukladanie a odosielanie aj veľkých súborov a na využitie funkcií prehliadania a úprav dokumentov v službe Dokumenty Google.
PREČÍTAJTE SI VŠETKY -> V Gmaile sa prílohy a prijaté súbory otvárajú v ukážke a ukladajú sa na Disk Google
9) Vyhradený režim pre dôverné e-maily
Ako už bolo vysvetlené, v Gmaile je možné posielať chránené e-maily s uplynutím platnosti a heslom.
Vďaka tejto funkcii je možné odosielať správy s dôvernými a citlivými informáciami tak, aby ich mohol otvoriť iba príjemca, a tiež, aby sa po prvom prečítaní tohto e-mailu automaticky vymazal.
10) Používajte Gmail ako kompletného klienta
Gmail je možné považovať za skutočného e-mailového klienta z dôvodu niektorých zvláštnych funkcií:
- K službe Gmail môžete pristupovať prostredníctvom prehliadača alebo prostredníctvom aplikácie odkiaľkoľvek, ak má počítač, smartphone alebo tablet s prístupom na internet
- Gmail môžete otvoriť aj offline bez pripojenia na internet
- Všetky e-maily Gmail odoslané a prijaté sa dajú stiahnuť do počítača
- V rámci Gmailu je možné použiť aj iné e-mailové účty
- V Gmaile môžete odložiť e-mail a znova ich prijať
- Spamové e-maily možno blokovať pomocou výkonného filtra, ktorý je spravovaný pomocou umelej inteligencie v Gmaile.
- V Gmaile môžete archivovať e-maily a obnoviť tak doručenú poštu bez toho, aby ste niečo vymazali
- V Gmaile môžete naplánovať odosielanie e-mailov na budúci dátum
Ak teda hľadáme spôsob, ako nahradiť program Outlook pri správe e-mailov, pravdepodobne nastal čas použiť iba službu Gmail pre všetky naše e-mailové schránky, aby sme mali vždy po ruke všetky pracovné správy alebo osobné správy.
PREČÍTAJTE SI TÚTO: Kompletný sprievodca Gmailom, aby ste mohli začať a stať sa odborníkmi
