Firemní používatelia dostávajú každý deň veľa e-mailov a strácajú veľa času čítaním a odpovedaním na ne. Okrem toho väčšina e-mailov prijatých v doručenej pošte nie je dôležitá, ak nie spam, zvyčajne vo forme reklamy.
E-mail je staroveký nástroj (technologicky vzatý), ktorý sa vyvinul a hoci mnohí naďalej používajú staromódny e-mail, existuje niekoľko spôsobov, ako lepšie organizovať svoju doručenú poštu, vyhýbajte sa plytvaniu energiou čítaním e-mailov. menej dôležité a rýchlejšie reagovať na naliehavejšie.
PREČÍTAJTE SI TIEŽ: Pre správu doručených e-mailov si objednajte doručenú poštu pomocou filtrov a prezývok v Gmaile
Medzitým musíme začať hovoriť, že e-mailové služby nie sú rovnaké: Gmail, e-mail Yahoo a Microsoft Hotmail sú jednoznačne najlepšie v kategórii bezplatných e-mailových služieb prostredníctvom webu.
Keďže je možné ich používať aj bez zmeny vašej e-mailovej adresy, bolo by lepšie pre tých, ktorí používajú rôzne služby, meniť (pozri napríklad ako sa prihlásiť na odber služby Hotmail bez zmeny e-mailovej adresy).
Alebo je určite dobré použiť poštového klienta, napríklad Microsoft Outlook, na príjem pošty v počítači.
Aby ste sa zbavili bremena príliš veľkého množstva e-mailov, musíte svoju poštovú schránku optimalizovať .
Ako už bolo uvedené viackrát, spam nemusí nevyhnutne pozostávať z neautorizovaných reklamných správ; veľmi často ide o informačné bulletiny zasielané z webov, na ktoré ste sa zaregistrovali, a to na základe vášho súhlasu.
Ak chcete zabrániť tomu, aby tieto informačné bulletiny upchávali vašu poštovú schránku, musíte si vybrať, ktoré z nich chcete skutočne dostávať a ktoré nechcete.
Každá pošta tohto typu, posúvajúca sa nadol, obsahuje odkaz, často napísaný malým a skrytým písmom, na odstránenie zo zoznamu adries a už tieto správy nedostáva.
Niekedy je to odkaz na tlačidlo Zrušiť odber, niekedy je to „ odstrániť “, zatiaľ čo v niektorých prípadoch musíte napísať novú správu požadujúcu odstránenie zo zoznamu adries.
Po stlačení tlačidla Zrušiť odber závažnejšie weby zrušia automatizáciu, zatiaľ čo iní nútia používateľa pripojiť sa k svojmu účtu a zmeniť možnosti e-mailového upozornenia.
Tento problém sa natoľko pociťuje, že boli vytvorené niektoré služby na automatické odstránenie predplatného bulletinu, napríklad Unroll.me, ktorý pracuje s poštou, Hotmail a Yahoo a e-mailovými klientmi mobilných telefónov a počítačov (Outlook a Thunderbird).
Aby sa zabránilo spamu, služby Yahoo, Google Mail a Hotmail poskytujú vynikajúce filtre (najmä YahooMail), ale na zvýšenie tejto ochrany existuje niekoľko bezplatných programov na blokovanie spamových e-mailov.
Po čiastočnom vyčistení musíte usporiadať svoje doručené správy a pokúsiť sa ich agregovať .
Keď dostávate e-maily z webových stránok, s ktorými chcete zostať v kontakte, môžete znížiť svoju doručenú poštu pomocou Google InBox na použitie namiesto Gmailu
Facebook má implementovaný e-mailový notifikačný systém (v nastaveniach účtu -> oznámenia ), kde si môžete zvoliť, že budete dostávať iba dôležité aktualizácie a súhrnné e-maily namiesto jednotlivých e-mailových oznámení.
Tí, ktorí používajú Gmail, majú k dispozícii množstvo aplikácií a doplnkov, ktoré optimalizujú Gmail a upravujú poštovú schránku.
Napríklad medzi nimi by som rád poukázal na plugin Sortd pre Gmail, ktorý sa integruje do Gmailu a automaticky organizuje správy rozdelením do rôznych stĺpcov.
Pokiaľ ide o organizáciu prichádzajúcich poštových správ v priečinkoch, je možné vo všetkých e-mailových službách vytvoriť automatické pravidlá na filtrovanie e-mailov .
Dobré nastavenie pravidiel filtrovania vám umožňuje triediť poštu alebo poskytovať automatické odpovede.
Napríklad, ak ste sa prihlásili na odber informačného bulletinu Navigaweb.net, môžete vytvoriť takýto filter, všetky denné e-maily s novými článkami sa ukladajú spolu, napríklad s nastavením „už prečítané“, a preto je ľahké ich jednoducho prečítať a prečítať znova, keď hľadať a hľadať minulé správy.
V Gmaile je doplnok preddefinovaných odpovedí (nachádza sa v nastaveniach Labs a má byť aktivovaný) s predkonfigurovanými šablónami, ktoré je nevyhnutné rýchlo reagovať na opakujúce sa správy.
Odoslanie nebude automatické, ale odoslaním odpovede bude potrebné iba dve kliknutia, a to bez toho, aby bolo potrebné vždy prepísať to isté (v inej pošte som chcel nahlásiť iný program na vytváranie modelov a faxov pre automatické odpovede) )
V kombinácii s filtrami je tiež možné nastaviť automatické odpovede na určité kľúčové slová.
Ďalším vynikajúcim doplnkom pre Gmail je Boomerang, ktorý vám umožňuje oneskoriť odosielanie e-mailov, a preto odosielať dátumové poštové správy: píšem to teraz, posielaním ho do dvoch hodín, na účely stratégie alebo osobnej organizácie.
Boomerang je jedným z najužitočnejších doplnkov pre Gmail v prehliadači Google Chrome .
Potom je veľmi užitočné v Gmaile odložiť čítanie e-mailov.
Nakoniec môžete v počítači dostávať upozornenia na prichádzajúce správy pomocou nástrojov, ako je EmailTray alebo ešte lepšie, Pop Peeper, ktorý pracuje s akýmkoľvek programom alebo poštou.
V ďalších príspevkoch som tiež nahlásil nástroje na prijímanie upozornení na nové e-maily na pracovnej ploche v Gmaile a rozšírenia na upozornenia na neprečítané e-maily v prehliadačoch Chrome a Firefox .
