Každý, kto pracuje alebo bude pracovať v spoločnosti alebo v projekte poradenstva akéhokoľvek druhu, môže byť poverený písaním zápisníc zo stretnutí . Zvyčajne je táto úloha pridelená najmladším, ale nie je uvedené, že takáto potreba môže mať aj najskúsenejší konzultant alebo projektový manažér.
Vždy, keď sa stretnutie koná, je potrebné viesť presnú dokumentáciu o tom, o čom sa diskutovalo a o ktorom sa rozhodlo, a uviesť, aké kroky sa podniknú v nasledujúcich dňoch.
Raz (dobre, ešte dnes) boli zápisnice napísané perom a papierom, potom boli skopírované v dobrej kópii do počítača a zdieľané so všetkými účastníkmi stretnutia.
Konzultant alebo moderný zamestnanec dnes píše zápisnicu priamo do počítača alebo skôr do zariadenia iPad s dotykovou obrazovkou.
Na tento účel vyšla veľmi užitočná webová aplikácia, vďaka ktorej je vypracovanie zápisnice profesionálnejšie, rýchlejšie a jasnejšie .
Minutes.io je bezplatná stránka s rozhraním vytvoreným na písanie zápisníc zo stretnutí a ich ľahké zdieľanie s ostatnými ľuďmi .
Aplikácia je skutočne jednoduchá a poskytuje dobre formátovaný hárok textu s niekoľkými poliami, do ktorých môžete napísať účastníkov stretnutia, dátum a miesto, kde sa konajú.
Názov môžete zmeniť a napísať deň v týždni v taliančine v požadovanej forme.
Pod nadpisom je druh tabuľky, kde môžete písať zápisnice vo forme usporiadanej a prehľadnej zostavy.
Pre každú položku správy je možné uviesť typ v prvom poli: ak sa rozhodne, či sa má niečo urobiť, či ide o informácie alebo ide o nápad.
Druhou oblasťou je miesto, kde možno opísať, o čom sa hovorí, o čom sa rozhoduje alebo o ktorom sa hlasuje.
Vpravo môžete pre každý bod programu, ktorý sa skladá z zápisnice, napísať meno osoby, ktorá vstúpila do konania alebo ktorá hlasovala, a prípadne aj dátum v prípade, že sa má niečo urobiť.
Existuje tiež niekoľko automatizácií: dátum sa zadáva automaticky a účastníci sú identifikovaní písmenom.
Po dokončení správy môžete stlačiť tlačidlo V vľavo hore, znova ho prečítať a znova pomocou tlačidiel Minutes.io poslať e-mailom alebo správu vytlačiť .
Pre každú správu sa vygeneruje odkaz, takže ju môžete kedykoľvek prečítať na internete.
Aplikácia bola vytvorená v jazyku JavaScript a nie vo formáte Flash, takže funguje veľmi dobre aj na iPade.
Aj keď vám program Minutes.io neumožňuje zmeniť grafické nastavenie správy, zahŕňa všetky vlastnosti na písanie správy pracovným spôsobom: písať pre tých, ktorí tam neboli, iba dôležité veci, s jasnou formou, zhrnutím a rebrík zostavený v poradí, v ktorom sa rozlišujú rozhodnutia z generických informácií a nápadov.
