Pred nejakým časom sa inžinier spoločnosti Google rozhodol pracovať samostatne na novom e-mailovom projekte po tom, čo požiadal o pomoc používateľa, ktorý sa sťažoval, že strávil príliš veľa času hľadaním správ v e-mailovej schránke. 1. apríla 2004 sa takmer náhodou a vďaka autonómnej iniciatíve, presne pred 10 rokmi, narodil Gmail, ktorý je dnes najpoužívanejšou online e-mailovou službou na svete. Hoci od narodenia Gmailu uplynulo 15 rokov a mnoho ďalších od narodenia e-mailu, existuje veľa ľudí, ktorí naďalej používajú e-mail a Gmail nesprávne .
Tu je 10 druhov chýb, ktoré sme sa všetci dopustili, ale ktorým by sme sa mali vyhnúť, alebo v každom prípade minimalizovať na maximum.
1) Vytvorte veľa konceptov
Keď v Gmaile stlačíte tlačidlo Write, otvorí sa okno zloženia správ.
Ak niečo napíšete a potom stlačte tlačidlo Zavrieť, uložíte túto správu do konceptu.
To sa dá použiť na vytvorenie nejakého poznámkového bloku, do ktorého sa ukladajú zoznamy úloh, ale s väčšou pravdepodobnosťou bude zaplnené nevyžiadanými a čiastočnými správami, ktoré sa nikdy neposielajú.
Každý, kto používa Gmail, nájde v Konceptoch stovky prázdnych a zbytočných správ.
2) Odstráňte správy, aby sa vaše doručené správy udržali čisté bez neprečítaných správ
Keď boli e-mailové správy obmedzené na miesto, ktoré bolo k dispozícii, malo zmysel vymazať správy, ktoré už neboli potrebné. Dnes však nie je vhodné ich mazať, pretože je tu všetok priestor a správy všetkého druhu prichádzajú každý deň, nie je vhodné ich mazať, ale radšej ich usporiadať do priečinkov alebo štítkov pomocou filtrov. E-maily môžete filtrovať tak, aby sa nezobrazovali v hlavnej časti alebo aby ste ich mohli archivovať a odstrániť z doručenej pošty, ale bez ich odstránenia.
PREČÍTAJTE SI TIEŽ: Pre správu doručených e-mailov si objednajte doručenú poštu pomocou filtrov a prezývok v Gmaile
3) Označte všetko ako „prečítané“
Pokiaľ ide o predchádzajúci bod, v Gmaile nie je vhodné označovať všetko ako prečítané, aby sa dalo objednať, môžete ich nechať neprečítané, ale usporiadať ich do rôznych priečinkov.
Chybou je označiť správy za prečítané a myslieť si, že sa k nim vrátime neskôr. Pamätajte tiež na to, že iba správy, ktoré sú tiež prijaté v priečinku Doručená pošta, sa v programoch oznámení a mobilných aplikáciách počítajú ako neprečítané, ostatné sa ignorujú.
Ale ona je úplne zabudnutá.
4) Príliš veľa neprečítaných e-mailov
Z predchádzajúceho bodu vyplýva, že v hlavnej schránke sa nachádzajú neprečítané správy.
POZRI TIEŽ: V Gmaile nájdete iba neprečítané správy s rýchlym odkazom
5) Pošlite e-mail, aby ste si mohli uchovávať súbory alebo poznámky .
V minulosti som tiež používal Gmail ako priestor na ukladanie dokumentov, súborov alebo príloh posielam mi správy sám.
Gmail bol prvou e-mailovou službou, ktorá poskytuje obrovský GB GB pre súbory zadarmo, takže bolo normálne využívať celý tento priestor (hovorí sa pred 10 rokmi), akoby išlo o cloudovú jednotku.
V posledných rokoch, s dôrazom na skutočné cloudové služby, sa tomuto spôsobu práce treba vyhnúť.
Je lepšie mať aplikáciu ako Onenote alebo Evernote alebo Dropbox, Disk Google a Onedrive pre väčšie súbory.
Ponon, mali by ste si posielať e-maily s dokumentmi, odkazmi a prílohami, ktoré chcete uložiť. Niekedy sa to však zdá jednoduchšie ako posielanie e-mailov, pretože potom bude navždy v doručenej pošte.
6) Zveličujte štítkami a priečinkami
Gmail podporuje vnorené štítky. Vytváranie štítkov je užitočné pri organizovaní e-mailov podobných alebo od tých istých odosielateľov. Dôležité je, že ich nie je príliš veľa a že všetci sú uvedení v zozname napravo bez posúvania, inak môžeme zabudnúť na veľa kategórií a veľa prijatých správ.
7) Urobte chybu medzi odpoveďou a odpoveďou všetkým
Niekedy narazíte na tlačidlo „ Odpovedať “ v skupinovej správe, aby ste zdieľali myšlienku, ktorú dostane iba osoba, ktorá poslala poslednú odpoveď. Inokedy stlačíte Odpovedať všetkým, keď ste skutočne chceli napísať súkromnú odpoveď.
Aby ste sa vyhli tomuto typu chýb, existujú v Gmaile dve veľmi dôležité a dôležité funkcie:
- Použite funkciu zrušenia nesprávneho e-mailu
- Položte Odpovedať všetkým ako predvolené správanie na tlačidlo Odpovedať, aby ste mohli rýchlo poslať e-mail skupine kontaktov
8) Odpovedať na e-maily bez zmeny predmetu
E-mailové diskusie sa často končia témou.
Ak sú to dôležité e-maily, pri odpovedi na e-mail skontrolujte, či je vhodné zmeniť predmet a neponechať starý z prvého e-mailu.
9) Myslieť si, že Gmail nemožno používať offline
Aj keď s obmedzenejšími funkciami môžete Gmail otvoriť aj ako offline program, keď nemáte pripojenie k internetu.
10) Nepoužívajte operátory rozšíreného vyhľadávania
Cieľom služby Gmail bolo od jej počiatku poskytovanie e-mailovej služby, ktorá sa ľahko vyhľadávala.
Z tohto dôvodu je vyhľadávanie v Gmaile veľmi výkonné, lepšie ako akékoľvek iné podobné služby, iba ak potrebujete vedieť operátorov a príkazy, aby ste ich mohli používať.
Iný článok vysvetľuje najužitočnejšie operátory rozšíreného vyhľadávania v Gmaile .
PREČÍTAJTE SI TAK: Všeobecný sprievodca Gmailom
