V kancelárskej práci sa používajú najviac dva programy: Word a Excel. Byť dobrým v týchto dvoch programoch neznamená ani získanie európskej licencie, ktorá je certifikátom bez praktického významu, ani vedieť, ako využiť každú možnosť programov balíka Office.
Dôležité je vedieť, ako používať niektoré kľúčové funkcie pri príprave dokumentov a práci s tabuľkami, aby bol rýchly a schopný zvládnuť najčastejšie denné operácie.
Tu sú 4 základné operácie, ktoré môžete robiť s programami Word a Excel, ktoré integrujú ďalšie príručky, ktoré sú už napísané v tomto blogu.
1) Už sme vysvetlili, čo sa týka Excelu, 4 veci, ktoré by sme mohli urobiť, aby sme sa stali dobrými pre tabuľky .
Pri tejto príležitosti podávame tento článok, ktorý hovorí o automatickom plnení buniek, čo je dôležitá operácia, ktorú treba poznať, aby sme mohli pracovať na všetkých úrovniach.
Ak chcete použiť automatické vypĺňanie, jednoducho zadajte číslo do bunky a nasledujúce priamo do políčka.
Potom stlačte myš na rohu druhej bunky, kde je zvýraznený malý štvorec, a potiahnite nadol, aby ste boli stlačení, aby ste videli, že ostatné bunky sú vyplnené sekvenčnými číslami.
Sekvencie môžu byť čísla, dáta alebo aj zložitejšie vzorce.
Napríklad, ak máte niekoľko stĺpcov s číslami, môžete priemerovať všetky hodnoty v tomto stĺpci tak, že do dolnej bunky zapíšete relatívny vzorec.
Na priemerovanie počtu ostatných stĺpcov teraz stačí použiť automatický systém plnenia. Potiahnutím štvorca do prázdnych buniek vedľa neho urobíte rovnaký výpočet aj na spodku každého druhého stĺpca.
Keď uvoľníte myš po pretiahnutí rohu vyplneného stĺpca na prázdne, získate priemerný počet čísel pre každú bunku.
Ak sa chcete dozvedieť viac o automatickom plnení programu Excel, prečítajte si úplného sprievodcu webom od spoločnosti Microsoft.
2) Ľahko spravujte údaje pomocou kontingenčnej tabuľky
Za zmienku stojí aj to, ako sa vyrábajú kontingenčné tabuľky, ktoré sú v programe Excel absolútne nevyhnutné.
Kontingenčná tabuľka je prístupná v ponuke „ Vložiť “.
Ak kliknete na ikonu kontingenčnej tabuľky po zvýraznení celej tabuľky s údajmi (vrátane hlavičiek), nástroj analyzuje údaje a prenesie ich na nový hárok, kde môžete rôznymi spôsobmi manipulovať so stĺpcami.
Je možné vybrať stĺpce dát, ktoré sa majú analyzovať, a zvoliť, ako s nimi manipulovať, napríklad na spriemerovanie.
Používanie kontingenčnej tabuľky šetrí veľa času, takže môžete automaticky používať funkcie.
3) Teraz prejdeme k programu Microsoft Word, najpoužívanejšiemu programu na svete na písanie dokumentov.
Písanie nie je ťažké, ale formátovanie textu a jeho vykreslenie určitým spôsobom na hárku vás môže poblázniť.
S aplikáciou Word musíte vedieť dve veci: správa záhlaví a rozloženia stránky a formátovanie textu.
Nadpisy sú dôležité na to, aby v dokumente boli všetky nadpisy odsekov rovnaké.
Navrhovanie nadpisov v programe Word je dôležité, aby ste ich nemuseli zakaždým opakovať pre každý nový dokument.
Záhlavia je možné formátovať z ponuky „Vložiť“ kliknutím na ikonu „Záhlavie“.
Pomocou hlavičiek môžete upravovať všetky stránky dokumentu naraz.
Táto stránka pomocníka vysvetľuje, ako vložiť hlavičky a päty dokumentov.
4) Správa rozloženia stránky
Ďalšia vec, ktorú musí každý, kto pracuje s aplikáciou Word, je vedieť, ako nastaviť a zobraziť ukážku formátu stránky v dokumente.
Niektoré nástroje súvisiace s rozložením stránky sú v ponuke „ Vložiť “.
Odtiaľto môžete pridať „Čísla stránok“ na automatizáciu a správu číslovania stránok.
V ponuke „ Rozloženie stránky“ sú rôzne možnosti formátovania, ktoré umožňujú automatické spravovanie okrajov.
Na druhej strane možnosti okrajov strany vám umožňujú manuálne meniť okraje dokumentu vľavo a vpravo.
Pokiaľ ide o slovo Word, odkazujem na ďalšie dve príručky tohto blogu týkajúce sa základných pojmov, ktoré treba poznať, a najdôležitejších operácií, ktoré je možné použiť:
- 5 užitočných funkcií na profesionálne a rýchle používanie programu Word
- Sprievodca formátovaním textu Word: štýly, oddiely a odseky
