Jedným z najčastejších hrôz pri tvorbe dokumentov pomocou balíka Office je strata všetkej práce vykonanej do tohto okamihu v dôsledku náhleho výpadku napájania alebo chyby systému Windows s núteným reštartom. Tieto scenáre sú čoraz menej časté, ale môžeme chrániť prácu vykonanú programovaním programov Word, Excel a PowerPoint, aby sa dokument automaticky ukladal, zatiaľ čo to stále robíme: Ak budeme konať týmto spôsobom, v najhoršom prípade stratíme iba posledných pár minút pred problémom alebo blackout. V tejto príručke vám ukážeme, ako aktivovať automatické ukladanie súborov v programoch Word, Excel a PowerPoint, aby ste vždy chránili prácu vykonávanú v kancelárii alebo doma; Ak to nestačí (existuje riziko poškodenia súboru), ukážeme vám tiež, ako použiť históriu súborov, aby ste mohli obnoviť starú revíziu súboru, takže môžete vždy začať odznova a nemusíte znova odznova.
PREČÍTAJTE SI TAK -> Obnovte poškodené, poškodené alebo stratené dokumenty programu Word a súbory programu Excel
1) Automatické ukladanie do Office 365
Ak máme kópiu predplatného balíka Office 365, automatické ukladanie je k dispozícii odovzdaním súboru priamo do OneDrive, OneDrive for Business alebo SharePoint Online (pre spoločnosti): týmto spôsobom rôzne použité programy balíka Office synchronizujú každú zmenu vykonanú na serveri súbory (v intervaloch niekoľkých sekúnd), takže sa nikdy nemusíte báť problémov. Najprv preto povoľujeme klienta OneDrive na našom počítači so systémom Windows 10, hľadaním jeho ikony v pravom dolnom rohu alebo hľadaním položky OneDrive v ponuke Štart.
Ak máme predchádzajúce verzie systému Windows alebo Mac, stiahneme si aplikáciu OneDrive.
Po povolení synchronizovaného priečinka OneDrive prejdite na program Office, ktorý sa má použiť, začnite písať dokument ( Nový ), potom kliknite na Súbor -> Uložiť hore a ako cestu vyberte OneDrive -> Osobný priečinok . Súbor sa okamžite uloží do cloudu av hornej časti okna sa zobrazí tlačidlo Automatické ukladanie .
V ďalšom článku sprievodca na synchronizáciu priečinkov v aplikácii Onedrive.
Keď je tlačidlo aktívne, už sa nebudeme musieť starať o ukladanie v časových intervaloch, pretože všetko je synchronizované s cloudom (samozrejme musí existovať pripojenie k internetu). Ak chceme obnoviť starú verziu súboru, jednoducho kliknite na tlačidlo uložené v OneDrive v pravom hornom rohu a použite ponuku Zobraziť všetky verzie .
Týmto spôsobom môžeme automaticky ukladať a obnovovať v prípade potreby aj v prípade problémov s počítačom (vždy môžeme pokračovať v práci na inom počítači nakonfigurovanom pomocou nášho účtu Office 365).
Ak ešte nemáme službu Office 365, môžeme sa tu zaregistrovať na odber služby -> Kúpiť Office 365.
K základnému balíku je k dispozícii aj 1-mesačná skúšobná verzia, takže namiesto nákupu celej sady na offline produkciu môžete vyhodnotiť všetky výhody predplatného balíka Office.
2) Automatické ukladanie do offline verzií balíka Office
Ak nemáme balík Office 365, ale bezplatnú predajnú verziu (s klasickou licenciou na dobu neurčitú), automatické ukladanie v cloude nie je k dispozícii, ale automatické ukladanie súborov offline môžeme vždy prijať.
V takom prípade použijeme systém revízií integrovaný v rámci balíka Office, aby sme mohli uložiť zmeny, ktoré neukladáme manuálne v kratších intervaloch (pripomíname, že stačí stlačiť klávesy CTRL + B na klávesnici, aby ste okamžite uložili dosiahnutý pokrok).
Ak chcete povoliť automatické ukladanie na maloobchodné verzie balíka Office, každý dokument otvárame pomocou programov balíka Office, kliknite na Súbor v hornej časti a prejdite na Možnosti -> Uložiť cestu.
Z tohto okna sa uistíme, že je označená prípona najnovších kancelárskych súborov (napríklad docx, xlsx atď.), Začiarkneme políčko „ Uložiť informácie o automatickom ukladaní, nastavíme interval 1 minúty (minimum, ktoré môžeme nastaviť)“ a tiež povolíme, aby sa položka Automaticky obnovila najnovšia verzia, ak sa zatvorí bez uloženia .
Informácie o automatickom ukladaní sa uložia do cesty uvedenej v poli Cesta k súboru s automatickým ukladaním, ktoré môže byť tiež adresárom ľubovoľného cloudu (ak sme synchronizovali OneDrive alebo Disk Google, môžeme tam nasmerovať zmeny a mať tak nepretržitú zálohu).
Ak chcete obnoviť súbory po výpadku napájania alebo po systémovej chybe, jednoducho znova otvorte balík Office a použite nástroj na obnovenie súborov, ktorý bude čerpať zo zálohy, ktorú sme nakonfigurovali predtým. Bohužiaľ, tento systém ukladá iba zmeny vykonané každú minútu: ak sa píšeme veľmi rýchlo, môže chýbajúca minúta vyhodiť do povetria veľa dokumentov v čase obnovy.
3) Ako používať Windows File History
Ak chceme ďalší záložný systém, aby sme mohli obnoviť aj súbory poškodené chybami, náhlymi reštartami alebo škodlivým softvérom, môžeme sa spoľahnúť na záchranný systém s názvom História súborov, ktorý sa nachádza v systéme Windows 10 (ale aj na predchádzajúce verzie operačného systému). ).
Ak chcete aktivovať históriu súborov v systéme Windows, otvorte ponuku Štart v ľavom dolnom rohu, vyhľadajte nastavenia zálohovania a otvorte prvú položku, ktorá sa zobrazí v hornej časti; z novej ponuky sme nastavili záložnú jednotku (USB kľúč, externý pevný disk alebo akýkoľvek sieťový prostriedok) kliknutím na Pridať disk .
Po pridaní cesty zálohy klikneme na položku Ďalšie možnosti, v ponuke Zálohovať súbory vyberieme každých 10 minút a nakoniec kliknutím na tlačidlo Pridať priečinok pridáme záložný priečinok (kam sme uložili súbory balíka Office).
Systém sa automaticky zálohuje každých 10 minút, takže vždy budete mať kópiu našich dokumentov balíka Office na samostatnom disku. Ak sa chcete dozvedieť viac o záložných systémoch, pozývame vás, aby ste si prečítali nižšie uvedenú príručku.
PREČÍTAJTE SI TIEŽ -> Zálohovanie užívateľských priečinkov na ukladanie osobných údajov v systéme Windows
