Balík Microsoft Office sa skladá z dvoch najpoužívanejších programov na svete, v niektorých ohľadoch veľmi podobných: Access a Excel .
Excel je spočiatku povrchnejší, ľahšie použiteľný a bezprostrednejší, s tabuľkou vyplnenou číslami alebo hodnotami, ktoré je možné automaticky zaúčtovať.
Prístup je namiesto toho na začiatku zložitejší, aj keď po pochopení základov ponúka možnosť vytvoriť masku, čo je prispôsobiteľné grafické rozhranie, na vloženie hodnôt do buniek, čo sa stáva oveľa pohodlnejším a užívateľsky príjemnejším.
Sú to pracovné aj študijné programy pre správu údajov a človek by sa mohol opýtať, ktorý z nich je lepší a pre aké potreby je lepšie uprednostniť jeden druhého.
Stručne povedané, Excel je nástroj na analýzu údajov na vytváranie matematických výpočtov a štatistických porovnaní, ktoré sa majú predkladať aj vo forme ľahko zdieľateľných grafov.
Na druhej strane prístup je program na správu údajov, skutočný správca databáz, ktorý môže používať niekoľko používateľov súčasne, ktorý je užitočný na filtrovanie hodnôt, ich štruktúrované zobrazovanie a automatizáciu určitých operácií a udalostí.
Excel vyniká pri analýze číselných údajov .
Krivka učenia pre používanie programu Excel je pomerne krátka a už sa učia používať niektoré základné funkcie, ako sú kontingenčné tabuľky, ktoré môžete okamžite vykonať mnoho operácií.
Najnovšie verzie sú potom plné vopred zabalených modelov, ktoré sa majú dokončiť.
Excel je vynikajúcim nástrojom, keď sa používajú dve alebo tri tabuľky, namiesto toho sa stáva nepríjemnejšie, ak sa veľkosť databázy zväčší.
Údržba tabuľky Excel s tisíckami, ak nie desiatkami tisíc záznamov, sa stáva skutočne ťažšou a s vývojom údajov existuje riziko chýb pri aktualizácii vzorcov, grafov a makier.
V ďalších článkoch o Excelu sme videli:
- Ako používať tabuľky programu Excel
- 4 operácie, ktoré je možné vykonať pri práci s programami Word a Excel
- Najlepšie šablóny Excel na stiahnutie zadarmo pre finančné a komerčné operácie .
V porovnaní s programom Excel, ktorý sa zameriava na číselné údaje a postupnosti, je Access skutočným digitálnym archívnym riešením pre informácie, ktoré je možné v rámci programu niekoľkokrát vyvolať.
Krivka učenia pre Access je dlhšia v tom zmysle, že ak ju chcete začať používať, musíte si preštudovať aspoň základy a porozumieť jej terminológii.
Asi najväčším rozdielom medzi programami Access a Excel je metóda uchovávania údajov.
Prístup je možné kedykoľvek zmeniť a môžete pridať ďalšie informácie, upravovať, odstraňovať alebo filtrovať údaje bez toho, aby to malo vplyv na vzorce a tabuľky.
Pri použití rozsiahleho súboru údajov v programe Excel je však možné, že malá zmena môže zničiť celú tabuľku.
Prístup ide o krok ďalej ako Excel pomocou vyhľadávacích zoznamov a pravidiel validácie pre jednotlivé polia na úrovni tabuľky.
Referenčná integrita medzi tabuľkami, ktorá je ich prepojením, je neustále udržiavaná aplikáciou Access, ktorá zaisťuje význam všetkých informácií.
Agregácie obrovských databáz sú v programe Access relatívne jednoduché, čo vám umožňuje okamžite filtrovať jednotlivé informácie bez kontingenčných tabuliek.
Pokiaľ ide o prístup, jednoznačne menej používaný ako Excel kvôli jeho počiatočnej zložitosti, v minulosti som napísal predbežnú príručku na základe prístupu Microsft, aby som pochopil, ako to funguje a na čo sa používa .
Neexistuje preto žiadny lepší ani horší program, obidva sú vynikajúcimi nástrojmi, ktoré sa majú používať striedavo podľa potrieb a práce, ktorú je potrebné vykonať a udržiavať.
Excel uľahčuje vytváranie vlastných výstupov s veľmi flexibilným formátovaním a anotáciami, ktoré môžete ľahko pridať kdekoľvek.
Ak sa však údaje a vzťahy musia v priebehu času udržiavať, tabuľky sa môžu stať skutočne obmedzujúcimi, takže prístup do hry vstúpi.
Hybridné riešenie, v ktorom sa údaje z databázy programu Access exportujú alebo kopírujú do programu Excel, je určite najlepšie.
Programy sa navzájom integrujú a je možné importovať údaje programu Access do programu Excel a naopak, program Access je možné vyplniť pomocou už existujúcich tabuliek programu Excel (pozri príručku spoločnosti Microsoft).
Aj keď Excel nie je databázou, stále sa používa na ukladanie údajov.
Excel je však databázou jednotlivých súborov a nie relačnou databázou, ako je napríklad Access, kde sú údaje rôznych tabuliek navzájom spojené a automaticky sa menia podľa určitých udalostí.
Keď sa jednoduché tabuľky musia vyvinúť do viacerých súvisiacich dátových tabuliek, Access je prvá voľba.
Keď sú údaje v programe Access, môžete pridať viac tabuliek a zlúčiť ich dohromady, vytvárať dotazy alebo zobrazenia, definovať štruktúru a typy údajov.
Niet pochýb o tom, že Access je produkt bohatý na funkcie, aj keď prvý dopad sa môže zdať skľučujúci.
