Koľkokrát sme museli manuálne vyplniť písmená, štítky alebo pozvánky rôznymi informáciami o každej z nich: v zásade musíme replikovať šablónu listu alebo štítka na celý list (pevné údaje) a do každej vyplniť rôzne zadávané údaje (flexibilné údaje). Táto operácia môže byť veľmi zdĺhavá a opakujúca sa, ale našťastie programy používané na písanie a správu údajov nám dávajú vynikajúcu ruku pri hromadnej korešpondencii, čo nám umožňuje replikovať flexibilné údaje v modeloch vytvorených s pevnými údajmi., aby sa v jednom páde vygenerovali všetky lístky, písmená alebo štítky so všetkými potrebnými údajmi. V tejto príručke vidíme, ako robiť hromadnú korešpondenciu v programoch Word, Excel a LibreOffice, takže si z času na čas môžete vybrať najlepší program, ako to urobiť na našom počítači.
PREČÍTAJTE SI TÚTO: Hromadná korešpondencia v Gmaile na odoslanie prispôsobených e-mailov viacerým kontaktom
Ako hromadne korešpondovať
Ak potrebujeme vytvoriť početné výtlačky s pevnými údajmi a flexibilnými údajmi, prečítajte si nasledujúce kapitoly, aby ste dosiahli cieľ bez toho, aby ste museli ručne písať všetky údaje, čo výrazne zrýchli tlač písmen, lístkov, štítkov atď.Ako hromadne korešpondovať s programami Word a Excel
Ak chcete vytvoriť hromadnú korešpondenciu, začneme písať pevnú časť nášho dokumentu v programe Word: môžeme získať pomoc pri realizácii modelov ponúkaných programom Office, aby sme mali základňu, od ktorej sa má začať.
Po dokončení „pevnej“ časti musíme v dokumente uviesť zlúčené výtlačky, tj časti, ktoré sa majú vyplniť flexibilnými údajmi. Kliknite na začiatok ponuky Listy a potom na príkaz Spustiť hromadnú korešpondenciu -> Sprievodca hromadnou korešpondenciou .
Bočný panel sa otvorí napravo od dokumentu, kde sa budeme riadiť pri vytváraní hromadnej korešpondencie: vyberieme typ tlače, ktorá sa má vykonať ( listy, e-maily, obálky, štítky alebo zoznam ), zatlačíme na Ďalej, vyberieme Použiť dokument aktuálne alebo Zmeňte rozloženie dokumentu (program vygeneruje polia, ktoré sa majú vyplniť samostatne), znova stlačte Ďalej a v ďalšej časti vyberte Vytvoriť nový zoznam, aby ste vygenerovali flexibilné údaje.
Pre väčšie pohodlie môžeme tiež použiť Excel, oveľa vhodnejšie pre generovanie dát pre hromadnú korešpondenciu; Po dočasnom pozastavení dokumentu programu Word otvoríme program Excel a začneme vkladať údaje, ktoré sa majú použiť na hromadnú korešpondenciu, do rôznych riadkov a stĺpcov.
Za týmto účelom môžeme tiež vytvoriť jednoduchú tabuľku, aby sme urobili všetko čo najčistejšie a uľahčili úlohu späť v aplikácii Word.
Po vytvorení dokumentu Excel s flexibilnými údajmi a uložení tabuľky sa vráťte späť k dokumentu Word a na bočnom paneli prejdite do sekcie výberu údajov, aby sme mohli stlačiť tlačidlo Prehľadávať .
Otvorí sa okno, v ktorom musíme jednoducho vybrať predtým vytvorený dokument programu Excel; potom sa nás program opýta, či chceme použiť túto tabuľku alebo či chceme manuálne vybrať údaje, ktoré sa majú použiť.
Týmto spôsobom vytvoríme príjemcov hromadnej korešpondencie, ktorá sa objaví vo vyhradenom okne.
Všetko, čo musíme urobiť, je skontrolovať zadanie údajov a nakoniec kliknúť na OK .
Aby sme dospeli k záveru, budeme musieť kliknúť na Ďalej v lište na pravej strane, zvoliť usporiadanie štítkov generovaných údajmi (buďte opatrní, aby sa zhodovali s časťou, ktorú chceme vyplniť flexibilnými údajmi!), Znovu stlačte Ďalej, skontrolujte obálky jeden po druhom, písmená alebo štítky vygenerované programom Word a nakoniec sa tlačia na poslednú obrazovku pomocou tlačidla Tlačiť (po poslednom stlačení tlačidla Ďalej ).
Ak nie sme spokojní s výsledkom, môžeme tiež upraviť jednotlivé štítky, písmená alebo obálky vytvorené pomocou tlačidla Upraviť jednotlivé štítky, ktoré sa nachádza na poslednej obrazovke sprievodcu.
Ako hromadne korešpondovať s poštou na serveri LibreOffice
Ak na našom počítači nemáme možnosť používať Microsoft Office, môžeme vždy nainštalovať bezplatnú súpravu LibreOffice, pomocou ktorej môžeme vykonať hromadnú korešpondenciu (nazýva sa tu sériová tlač).Otvoríme program LibreOffice Calc a vložíme všetky flexibilné údaje, ktoré sa majú použiť pri následnej tlači sérií, pričom je potrebné si ich objednať v tabuľke.
Uložte tabuľku a otvorte program LibreOffice Writer, začnite písať alebo vytvárať pevný model, ktorý sa má použiť na hromadnú korešpondenciu, potom otvorte ponuku Nástroje a kliknite na položku Sprievodca tlačou v sérii .
Na tejto obrazovke si môžeme zvoliť, či začať od už otvoreného dokumentu alebo nahrať iný dokument alebo model stiahnutý z internetu ; Akonáhle ste sa rozhodli, stlačíme nadol na Ďalej, vyberieme, či chceme vytvoriť list alebo e-mailovú správu a znova stlačíme Ďalej, aby sme sa našli na najdôležitejšej obrazovke, kam môžeme vložiť blok adries.
Teraz kliknite na Vybrať zoznam adries av novom okne kliknite na Pridať, aby ste mohli pridať tabuľku vytvorenú predtým pomocou programu Calc (konkrétne kontingenčnú tabuľku vytvorenú na zoradenie údajov).
Po načítaní flexibilných údajov stlačte tlačidlo Iné, aby ste vybrali formát údajov, potom vyberte možnosť Kombinovať polia, aby ste mohli vybrať, ktoré údaje sa majú použiť vo vybranom formáte.
Teraz stlačíme tlačidlo OK, skontrolujeme, či všetky vygenerované dokumenty obsahujú údaje, ktoré sme nahrali, potom znova stlačíme tlačidlo Ďalej, vyberieme najvhodnejšiu formu pozdravu, znova stlačíme tlačidlo Ďalej a upravíme rozloženie údajov v dokumente, aby sme mohli ukážka konečného výsledku.
Vrátime sa k dokumentu Writer, tentoraz rozdelenému na toľko dokumentov, koľko je potrebných výtlačkov (v hornej časti sa zobrazí nový panel s nástrojmi). Ak chcete spustiť proces tlače, jednoducho stlačte ikonu Tlačiť zložené dokumenty .
závery
Hromadná korešpondencia môže byť veľmi užitočná v kancelárii, keď musíme poslať jeden dokument niekoľkým ľuďom a v skutočnosti musíme zmeniť iba uvítaciu správu, hlavičku a záverečné pozdravy pri každej z nich. Môže byť tiež veľmi užitočný v domácnosti na svadobné oznámenia, špeciálne pozvánky alebo prispôsobené lístky pre každého hosťa: podľa krokov, ktoré sme ilustrovali, sa budeme môcť spojiť pomocou programov Word a Excel (k dispozícii ako platené programy) a LibreOffice (k dispozícii) zadarmo).Nevieme, ako vytvárať štítky v programe Word "> Ako vytvárať štítky v programe Word.
Ak namiesto toho musíme urobiť faktúru pomocou Excelu, pozývame vás na prečítanie nášho článku Ako vytvoriť faktúru pomocou Excelu, od začiatku, jednoducho a osobne .
Na záver vám odporúčame pozrieť si článok Ako tlačiť vizitky pomocou programu Word alebo LibreOffice, čo je veľmi užitočné, ak potrebujeme množstvo vizitiek s pevnými údajmi.
