V kancelárii alebo v práci sa často nachádzame s dvoma dokumentmi s rovnakým názvom a rovnakou veľkosťou, bez toho, aby sme boli schopní účinne rozlíšiť jeden od druhého. Pred katastrofami a odoslaním alebo zdieľaním nesprávneho dokumentu, môžeme použiť jednu z metód opísaných nižšie na porovnanie textov a dokumentov Word a PDF na zistenie rozdielov a ich zjednotenie, aby sme nemali príliš veľa rôznych verzií toho istého súboru a nezískali konečný dokument so všetkými už vykonanými zmenami. V tejto príručke vám preto ukážeme, ako porovnávať dva podobné dokumenty Word alebo PDF pomocou nástrojov, ktoré poskytuje Microsoft Office a Adobe Reader, a programov a webov, ktoré vám umožňujú vykonávať túto kontrolu úplne automaticky bez toho, aby ste museli platiť euro.
Ako porovnávať dokumenty programu Word
Ak máme dva identické súbory programu Word a my chceme absolútne odhaliť rozdiely v texte, jednoducho otvorte prvý dokument pomocou programu Word, potom stlačte v ponuke Recenzia nahor a nakoniec stlačte tlačidlo Porovnať .
Po stlačení tlačidla Porovnať v rozbaľovacej ponuke sa otvorí nové okno, kde budeme musieť načítať druhý porovnávaný dokument. Aby porovnanie fungovalo, musia dva súbory mať rovnaký alebo podobný názov, ktorý umožní porovnanie. Na konci nahrávania sa objaví nové okno rozdelené do 4 častí, v ktorom budeme môcť vidieť zmeny v ľavej časti (stĺpec Revízie), pôvodný text v strede a jeho rôzne verzie v pravej časti. Pridaním alebo úpravou revízií dokážeme spojiť všetko do jedného dokumentu, pripraveného na tlač alebo uloženie na nové miesto.
Ak sa na druhej strane chceme priamo integrovať revízie do nášho pôvodného dokumentu, tlačíme na revízie, potom na porovnanie a potom na kombinovanie : budeme môcť nahrať pôvodný dokument a dokumenty upravené našimi spolupracovníkmi, aby sme mohli všetky zmeny spojiť do jedného dokumentu. finále.
Na revízie malých dokumentov môžeme použiť aj funkciu Dlaždice, ktorá sa nachádza v ponuke Zobraziť .
Pomocou tlačidiel Nové okno a Rozdeliť môžete rozdeliť okno programu Word a načítať nový dokument, aby ste tiež odomkli tlačidlá Dlaždice, Nepretržité posúvanie a Obnovenie polohy okna . Je zrejmé, že s týmito funkciami bude porovnanie všetko manuálne, budeme musieť pozorne prečítať oba dokumenty, aby sme okamžite našli rozdiely.
Ak v počítači nemáme nainštalovaný program Microsoft Word, môžeme sa spoľahnúť na bezplatnú súpravu LibreOffice. Po stiahnutí do nášho počítača otvoríme program LibreOffice Writer (zadarmo Word), otvoríme prvý dokument, potom stlačíme hore v ponuke Úpravy, potom na Revízie a nakoniec na Porovnať dokument .
Týmto spôsobom budeme môcť porovnávať všetky revízie zistené programom a podľa potreby ich zlúčiť alebo upraviť, aby sme mohli vygenerovať konečný dokument.
Ako porovnávať dokumenty PDF
Ak potrebujeme porovnať dva identické dokumenty PDF, Adobe Acrobat Reader poskytuje vyhradený, ale platený nástroj; ak nechceme minúť peniaze, môžeme sa spoľahnúť na online aplikáciu nástrojov PDF24 Tools, ktorá vám umožňuje nahrať tieto dva súbory PDF a porovnať ich.
Všetko, čo musíme urobiť, je stlačiť na Vybrať súbor v časti Prvý súbor, načítať pôvodný PDF, stlačiť Na Vybrať súbor v časti Druhý súbor a načítať upravený alebo revidovaný PDF. Táto stránka bude čítať oboje a ukáže nám rozdiely medzi týmito dvoma súbormi, aby sme sa mohli rozhodnúť, čo si ponecháme a čo v prípade potreby opraviť. Na konci práce sa môžeme rozhodnúť, či zlúčiť súbory alebo vygenerovať nový bezplatný PDF so všetkými našimi schválenými zmenami, aby sme mohli získať jeden dokument PDF pripravený na tlač alebo zdieľanie s kolegami.
Okrem miestnych súborov vám web tiež umožňuje nahrávať dokumenty uložené v cloude, konkrétne súbory dostupné na Dropbox alebo Disk Google.
Alternatívne môžeme použiť webovú aplikáciu poskytnutú spoločnosťou Daftable Online.
V tomto prípade musíme iba načítať dva súbory do ponúkaných dvoch polí stlačením príslušných tlačidiel Vybrať súbor a potom stlačením tlačidla Porovnať na spodnej strane. Stránka odovzdá naše súbory PDF a začne porovnávanie, okamžite nám ukazuje rozdiely a umožní nám modifikovať alebo kombinovať tie, ktoré považujeme za vhodné pridať alebo odstrániť k pôvodnému dokumentu, ktorý máme k dispozícii.
Táto stránka je veľmi praktická, podporuje aj dokumenty programu Word (takže ich môžeme používať ako bezplatnú alternatívu k Office), ale v súčasnosti má obmedzenia: nemôžeme odovzdávať dokumenty väčšie ako 10 MB a s viac ako 300 strán, takže lepšie upravte podľa toho ak máme také veľké súbory.
závery
Porovnávanie súborov Word a PDF je úplne jednoduché, napriek prítomnosti platených nástrojov (Microsoft Office a rozšírenie pre Adobe Acrobat Reader), môžeme porovnávať texty a dokumenty Word a PDF, aby sme videli rozdiely a zjednotili ich s LibreOffice. a s niektorými webovými stránkami, ktoré ponúkajú platné nástroje prístupné všetkým a ľahko použiteľné aj pre používateľov, ktorí nie sú oboznámení s počítačom a technológiou všeobecne.Naďalej sa môžeme dočítať v našom sprievodcovi o tom, ako nájsť duplicitné súbory vo vašom počítači, ako nájsť rozdiely medzi obrázkami .
Ak by sme namiesto toho chceli porovnávať dve zdanlivo podobné tabuľky programu Excel, prečítajte si celý článok o porovnaní dvoch tabuliek programu Excel .
Nevieme, či používať kanceláriu alebo LibreOffice pre naše podnikanie “> Lepšie funkcie LibreOffice v porovnaní s Microsoft Office.
