Microsoft Outlook je najpoužívanejší a najslávnejší program na svete na správu e-mailov v počítači, aj keď je to program balíka Office Suite. Program Outlook je životne dôležitý v mnohých organizáciách, a to nielen z dôvodu zrejmých funkcií správy e-mailov, ale aj z hľadiska kalendára, úloh a funkcií adresára.
Pre spoločnosti je výhodou pripojenie programu Outlook k serveru Exchange, aby každý mohol zdieľať ten istý adresár a kalendáre a stal sa vynikajúcim nástrojom spolupráce na podnikovej úrovni.
Na domáce použitie sa program Outlook používa hlavne na sťahovanie pošty do počítača a na ukladanie mimo internet, ale väčšina ľudí určite nepoužíva server Exchange doma a pravdepodobne ani nevie, čo to je. Vďaka vlastnostiam programu Outlook je výkonný nástroj na správu aktivít aj na osobné a neprofesionálne použitie, na čítanie e-mailov, následné stretnutia, organizovanie adresárov a mnoho ďalšieho.
V tejto príručke robíme stručný a sústredený kurz o tom, ako používať Microsoft Outlook (v jeho najnovšej verzii, Outlook 2013 ), aby sme sa naučili jeho hlavné funkcie a nakonfigurovali ho s každým e-mailovým účtom .
Každý, kto má programy balíka Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint atď.), Má v počítači tiež program Outlook a môže ho otvoriť pre prvý prístup.
Ako produkt série Office nájdete známe rozhranie, trochu podobné rozhraniu aplikácie Word, aj keď slúži úplne inému.
Predvolené zobrazenie programu Outlook je priečinok Doručená pošta, v hornej časti je stuha pásky, skrytá, aby sa ušetrilo miesto na obrazovke.
Ak chcete pásku rýchlo zobraziť a skryť, stlačte klávesy CTRL - F1 .
Tyč môžete uzamknúť zatlačením na palec, ktorý slúži na jej opravu a už ho neskrývať.
Stuha stuha uľahčuje vyhľadanie tlačidiel na aktiváciu funkcií a používanie programových nástrojov.
Karta Domovská stránka obsahuje rôzne tlačidlá v závislosti od režimu a obrazovky, na ktorej sa práve nachádzate.
Na hlavnej obrazovke sú možnosti pre poštu.
Pozdĺž ľavého okraja programu Outlook sú priečinky, zatiaľ čo v dolnej časti tohto panela sú režimy programu Outlook: Doručená pošta, Kalendár, Ľudia, Úlohy atď.
Kliknutím na šípku v hornej časti navigačného panela sa rozbalí v paneli a zobrazí sa štruktúra priečinkov e-mailového účtu.
Kliknutím na tri bodky získate prístup k ďalším režimom programu Outlook: poznámky programu Outlook, priečinky a odkazy.
V časti „Možnosti navigácie“ môžete zmeniť poradie, v ktorom sa jednotlivé prvky zobrazujú, a deaktivovať kompaktnú navigáciu, ak používate veľký monitor.
Karta Send / Receive sa špecificky týka funkcií doručenej pošty, ale objavuje sa aj v iných režimoch (kalendár, úlohy atď.), Aj keď nebudú mať rovnakú funkciu.
V závislosti od typu poštového protokolu, ktorý používate (IMAP alebo POP), môžete alebo nemusíte mať možnosť stiahnuť iba hlavičky správ, označiť alebo zrušiť výber správ, ktoré sa majú stiahnuť, a ďalšie funkcie (ktoré sú k dispozícii iba s Protokol IMAP, vždy sa odporúča)
Karta priečinkov vám umožňuje spravovať priečinky vo vašom poštovom účte, vytvárať nové, vyberať pravidlá pre automatickú archiváciu starých správ a ďalšie vlastnosti.
V kalendárnom režime nie sú žiadne priečinky, takže z tejto ponuky je možné kopírovať alebo presúvať kalendáre.
Štruktúra priečinkov je nevyhnutná na správu pošty a jej udržiavanie poriadok, nenechajte si ujsť dôležité správy a ľahšie vyhľadajte poštu.
V ďalšom článku sme videli, ako vytvoriť pravidlá a e-mailové filtre v programe Microsoft Outlook na usporiadanie pošty do priečinkov .
Možnosti zobrazenia obsahujú základné funkcie na skrytie alebo zobrazenie niektorých informácií a prvkov rozhrania programu Outlook, medzi ktoré patria aj pripomienky .
V kalendárnom režime je možné zmeniť spôsob, akým vidíte dni, s mesačným, týždenným alebo denným zobrazením a farbou.
Možnosti v páse s pásmi, ako je uvedené vyššie, sa menia v závislosti od miesta, kde sa nachádzate.
Ak píšete novú poštu, nájdete všetky tlačidlá na formátovanie textu, na pridávanie príloh, obrázkov, štítkov atď.
Karta Vložiť je k dispozícii v každej časti programu Outlook a umožňuje vám meniť obsah správ, aktivít, udalostí kalendára.
V prípade e-mailov je k dispozícii tlačidlo pre Možnosti, kde sa nachádza výber témy, farieb, fontov a efektov, CCN (uhlíková kópia skrytá na skrytie príjemcov e-mailov) a žiadosť o potvrdenie čítanie e-mailu.
Karta Revízia obsahuje funkcie automatického pravopisu a korekcie gramatiky, ktoré sú užitočné pri vytváraní chýb pri písaní e-mailov.
Môžete tiež prekladať odoslané správy do iných jazykov.
Poďme teraz na nastavenie e-mailového účtu, ktorý môže byť automatický alebo manuálny
Pri prvom spustení programu Outlook sa zobrazí výzva na založenie účtu, ktorý môžete tiež spočiatku preskočiť a pridať ho neskôr.
V skutočnosti môžete program Outlook používať bez účtu v režimoch kalendár, úlohy a poznámky.
Keďže sa však jedná o program určený predovšetkým na správu e-mailov, je vhodné okamžite pridať účet a vyskúšať automatickú konfiguráciu, do ktorej stačí zadať používateľské meno a heslo, ktoré používate na prístup do svojej doručenej pošty.
Ak automatická konfigurácia nefunguje (určite to funguje s adresami Hotmail a Outlook.com, ale nepracuje sa s ostatnými dodávateľmi), musíte pokračovať v manuálnej konfigurácii .
Ak chcete pridať účet do programu Outlook, musíte prejsť na kartu Súbor na páse s nástrojmi a postupujte podľa manuálneho nastavenia.
Pri manuálnej konfigurácii je prvou voľbou použitie účtu POP alebo IMAP (alebo účtu Exchange, ak nastavujete program Outlook v kancelárii).
V ďalšom článku sme už videli rozdiely medzi protokolmi IMAP a POP, ktoré sú synteticky:
- POP alebo Post Office Protocol je najstarší protokol používaný na sťahovanie pošty do počítača.
- IMAP namiesto toho umožňuje kopírovať štruktúru priečinkov webovej pošty a synchronizovať správy bez toho, aby ich zmizli z poštového servera, s možnosťou sťahovania iba hlavičiek správ bez toho, aby sa do počítača napĺňali tisíce e-mailov a príloh.
Ak je to možné, vždy zvoľte IMAP.
Môžete si pozrieť príručku, ako pridať účet Yahoo Mail do programu Outlook zmenou parametrov podľa poskytovateľa pošty.
V ďalšom článku som tiež krok za krokom vysvetlil, ako nakonfigurovať program Microsoft Outlook pomocou služby GMail na príjem a odosielanie pošty z počítača.
V programe Outlook môžete pridať a spravovať ľubovoľný počet e-mailových účtov .
Ak na prácu používate viacero e-mailových účtov, napríklad jeden osobný a jeden, e-mailový klient, ako je napríklad Outlook, môže skutočne zmeniť a umožňuje vám prepojiť udalosti a úlohy kalendára, aby ste si mohli svoj život spravovať spôsobom dokončené.
Po pridaní dvoch účtov si môžete z rozbaľovacieho zoznamu v hornej časti stránky Informácie o účte na karte Súbor vybrať účet, ktorý chcete nakonfigurovať.
V časti „ Nastavenia účtu “ môžete vytvoriť nový účet, opraviť už pridaný účet, odstrániť ho, nastaviť svoj obľúbený a zmeniť ďalšie nastavenia.
Správa adresára a pridávanie kontaktov v programe Outlook
Ak chcete spravovať kontakty z adresára, na karte Domovská stránka otvorte režim Ľudia a pridajte adresy a ďalšie podrobnosti z hlavného rozhrania.
Takmer určite však bude potrebné importovať adresár z Google, Yahoo alebo iného účtu, ktorý používate.
Potom budete musieť exportovať kontakty z tohto adresára a potom ich importovať do programu Outlook.
Normálne by to bola ľahká práca, ak by to nebolo pre každý účet používajúci svoje vlastné formáty a mohli by to byť komplikácie.
Najjednoduchší spôsob je synchronizácia adresára medzi službami Gmail a Outlook a importovanie kontaktov.
V opačnom prípade musíte použiť karty vCards, ako je vysvetlené v príručke o tom, ako importovať súbory vCard (vcf) do kontaktov Windows a v aplikácii Microsoft Outlook.
Aby sme preskúmali pokročilejšie funkcie programu Microsoft Outlook, videli sme v ďalších článkoch:
- Ak máte viac počítačov, z ktorých si môžete prezerať e-maily, ale nemôžete používať server Exchange, v ďalšom článku sme videli, ako synchronizovať program Microsoft Outlook na viacerých počítačoch .
- Zakázať odpoveď všetkým a poslať ďalej e-mail na správy odoslané pomocou programu Outlook
- Oneskorenie e-mailu pre naplánované odoslanie
- Ako oneskoriť e-mail s plánovaným odoslaním
Ak nemáte program Outlook a hľadáte podobný bezplatný program, môžete si pozrieť zoznam najlepších alternatívnych e-mailových klientov pre program Microsoft Outlook na čítanie pošty z počítača.
