Rovnako ako akýkoľvek softvér, aj program Microsoft Word vyžaduje optimalizáciu, ktorú je možné získať produktívnou úpravou niektorých preddefinovaných nastavení a možností. Vďaka týmto zmenám by sa najpoužívanejší program na svete, ktorý sa má zapisovať do počítača, mal stať ľahším, rýchlejším a mal by mať rýchly prístup k najužitočnejším a najčastejším funkciám, aby sa nestrácala čas pri činnostiach správy dokumentov, ktoré by mali byť automatizovaný.
Nižšie vidíme 10 nastavení, ktoré by sa mali zmeniť, aby sa zlepšila práca s programom Word a ušetril čas a úsilie.
PREČÍTAJTE SI TIEŽ: Funkcie špeciálneho slova, ktoré sa majú vždy použiť pri písaní dokumentu
1) Nastavte preferované umiestnenie na ukladanie súborov
Prejdite do ponuky Súbor -> Možnosti a potom na kartu Uložiť, aby ste nakonfigurovali preferovaný priečinok, do ktorého sa majú dokumenty ukladať.
Výhodou je, že týmto spôsobom môžete pomocou tlačidla disk okamžite uložiť nový dokument a rýchlo ho znovu otvoriť.
Na tej istej karte nastavení je tiež možné zvoliť predvolený formát súboru a podľa potreby ho zmeniť na docx alebo doc alebo odt alebo rtf.
2) Posuňte "Uložiť ako" na lište rýchleho prístupu
Tlačidlo Uložiť ako by malo byť vždy po ruke, aby sa každý nový dokument mohol okamžite uložiť pod rozpoznateľným názvom.
Potom môžete využiť panel rýchleho prístupu, horný zo všetkých, kde sú tiež tlačidlá na uloženie a obnovenie zmien.
Na lište stlačte šípku nadol a stlačte ďalšie príkazy .
V možnostiach programu Word vyhľadajte príkaz Uložiť ako a pridajte ho do pravého stĺpca.
Nezabudnite však, že Save As sa dá urobiť rýchlo stlačením klávesu F12 na klávesnici PC.
3) Deaktivujte pole Možnosti vloženia, aby ste urýchlili operácie vystrihovania a vkladania kópií
Keď kliknete pravým tlačidlom myši na dokument programu Word, v časti Kopírovať a vystrihnúť existujú možnosti vloženia, ktoré môžu chvíľu trvať.
Ak ho chcete zakázať a ak chcete vložiť klasické tlačidlo Prilepiť, vždy vložte text v neformátovanom režime, prejdite do ponuky Súbor -> Možnosti -> Rozšírené a zrušte výber tlačidla Zobraziť možnosti vloženia .
Faktom zostáva, že kopírovanie a vkladanie sa dá vykonať rýchlejšie pomocou kombinácie klávesov CTRL + C, CTRL + X a CTRL + V.
4) Nastavte predvolené písmo
Program Microsoft Word 2013 používa Calibri ako predvolené písmo s veľkosťou 11.
Presne z dôvodu, že je preddefinovaný a každý ho používa, môže byť vhodné ho zmeniť, napríklad nastavením starého dobrého písma Times New Roman alebo Helvetica (alebo Arial) na písanie učebných osnov, a teda aj vynikajúcich pre pracovné dokumenty.
Ak chcete zmeniť písmo v dokumente, ponechajte kartu na ploche otvorenú v pruhu a z rozbaľovacej ponuky vyberte písmo.
Ak chcete zmeniť predvolené písmo všetkých dokumentov, ktoré sa budú písať v budúcnosti, namiesto toho kliknite na pravý roh políčka s písmom na karte Domovská stránka .
Vyberte možnosť Arial, stlačte tlačidlo Nastaviť ako predvolené a potom zmeňte možnosť umiestnením položky „ Pre všetky dokumenty “ pred kliknutím na tlačidlo OK.
5) Deaktivujte odporúčanie, keď umiestnite kurzor na tlačidlo
Tí, ktorí majú dostatočné skúsenosti s programom Word, môžu program zrýchliť vypnutím tipov a mini-sprievodcov, ktoré sa automaticky objavia po výbere tlačidla.
Ak ich nikdy nečítame, môžete ich deaktivovať v ponuke Súbor -> Možnosti -> Všeobecné, zmenou štýlu popisu nástroja, tým, že sa nezobrazia popisky nástrojov alebo nezobrazia charakteristický popis ... aby ste si ponechali možnosť prečítať meno, keď naň umiestnite kurzor.
Druhý režim je výhodnejší, pretože zobrazuje názov príkazov bez popisov.
6) Upravte normálny model tak, ako chcete
Ak chcete ušetriť čas pri nastavovaní stránky a možnosti opakovaného formátovania, môžete pre každý otvorený nový dokument vytvoriť predvolenú šablónu.
Potom kliknite pravým tlačidlom myši na normálny štýl v strede pravej časti pásky a stlačte Zmeniť .
Potom zmeňte písmo podľa kroku 4 a potom tiež veľkosť a štýl písma.
Tlačidlá nad ukážkou vám tiež umožňujú zvoliť bočné okraje a výšku riadkov.
V ľavom dolnom rohu môžete zadať ďalšie sekcie úprav, ako napríklad kartu, odsek, orámovanie a ďalšie.
Pred kliknutím na tlačidlo OK a ukončením vyberte možnosť „ Nové dokumenty založené na tomto modeli “.
Poznámka : Normálny štýl sa uloží do súboru s názvom Normal.dotm .
Ak je premenovaný, poškodený alebo presunutý, program Word automaticky vytvorí novú verziu, ktorá používa pôvodné predvolené nastavenia, a preto sa prispôsobenia stratia.
7) Zmeňte osobné informácie o dokumentoch
To je niečo, na čo mnohí zabudnú a že hrozí, že zlé čísla budú.
V skutočnosti, ak napíšeme nový dokument vychádzajúci z existujúceho a napísaný iným, ten, kto si ho prečíta, by mohol zachytiť skutočnosť, že tento dokument nie je náš, pretože informácie v ňom uvedené ukazujú iného autora.
Všetky metaúdaje a osobné informácie sú viditeľné v ponuke Súbor> Informácie
Zmena osobných údajov v programe Word sa uskutoční iba raz a vzťahuje sa na všetky dokumenty uložené neskôr.
Informácie o autorovi je možné zmeniť z ponuky Súbor -> Informácie alebo tiež v ponuke Súbor -> Možnosti -> Všeobecné a uviesť svoje meno do položky „ Prispôsobenie používanej kancelárskej kópie “.
Ak chcete zmeniť autora konkrétneho dokumentu, môžete použiť ponuku Recenzia alebo v poli, ktoré sa objaví, keď ho uložíte, môžete pridať a upraviť autora.
8) Odstráňte vlastníctvo dokumentu a osobné informácie
Ak si chcete zachovať absolútne súkromie o tom, kto napísal a editoval súbor programu Word, je dôležité odstrániť skryté metadáta, ktoré obsahujú mená tých, ktorí na ňom pracovali, dátum vytvorenia, predchádzajúce verzie, pracovný čas a ďalšie veci.
Informácie uložené v balíku Microsoft Office sú viditeľné v časti Súbor -> Informácie .
Ak chcete všetky tieto informácie odstrániť, prejdite do ponuky Súbor -> Možnosti, stlačte na Protection Center a potom na Settings Protection Center .
Prejdite na Možnosti ochrany osobných údajov a stlačte tlačidlo Ovládanie dokumentov a potom vyberte, či chcete odstrániť všetky metaúdaje.
Poznámka : Toto je nastavenie týkajúce sa používaného súboru a nie trvalé.
9) Vypnite chránené zobrazenie v programe Word
Chránené zobrazenie je režim len na čítanie, ktorého účelom, ako naznačuje jeho názov, je chrániť počítač pred dokumentom prijatým v prípade infikovania.
Ak prijímate súbory z renomovaných zdrojov, môžete vypnúť chránené zobrazenie .
Potom prejdite do ponuky Súbor -> Možnosti -> Centrum ochrany -> Nastavenia centra ochrany a zrušte začiarknutie všetkých alebo iba niektorých možností v časti Chránené zobrazenie .
10) Automatické posúvanie
Ak chcete čítať dlhé dokumenty bez použitia rúk, môžete pomocou jediného tlačidla aktivovať automatické posúvanie.
Toto tlačidlo môžete pridať na panel rýchleho prístupu v hornej časti stlačením klávesu so šípkou nadol, prejdite na položku Iné príkazy -> Vyberte príkazy -> Všetky príkazy -
Tlačidlo automatického posúvania sa zobrazí ako biely kruh.
Po stlačení sa ukazovateľ myši zmení na dvojitú šípku a pomocou myši môžete dokument posúvať nahor a nadol bez kliknutia na čokoľvek.
Režim automatického posúvania ukončíte stlačením tlačidla myši alebo stlačením Esc.
PREČÍTAJTE SI TIEŽ: Optimalizujte program Word deaktiváciou nepotrebných možností
