Keď sa počet doručených začne zvyšovať, aby sa odlíšili dôležité e-maily od e-mailov, od reklamných, komerčných, od spravodajských správ alebo od upozornení na Facebooku, je potrebné vytvoriť určitú organizáciu. Bez ohľadu na to, ktorú e-mailovú službu používate, jedným zo základných krokov je priradenie štítkov ku všetkým správam, aby sa dali zhromaždiť podľa kategórií dôležitosti.
Preto sme videli, ako si v Gmaile objednávať e-maily tak, že vytvoríme filtre, štítky a aliasy, aby ste mohli automaticky klasifikovať správy a mohli si ich prečítať podľa odosielateľa, predmetu alebo typu správy.
Okrem tejto základnej práce môžete správu e-mailov ešte vylepšiť vďaka početným rozšíreniam pre Gmail, ktoré upravujú jej vzhľad a fungovanie.
Medzi nimi je aj ten, ktorý stojí za vyskúšanie použiť profesionálny a bezplatný klasifikačný systém e-mailov (aspoň teraz): Sortd
Sortd je možné nainštalovať ako rozšírenie pre prehliadač Google Chrome vyžiadaním pozvánky na webových stránkach aplikácie.
Pozvánka je doručená okamžite, takže stačí uviesť svoju e-mailovú adresu, na ktorú chcete aktivačný kód dostať.
Po aktivácii rozšírenia môžete navštíviť prehliadku so sprievodcom a začať klasifikovať e-maily podľa prispôsobených kritérií .
Rozhranie Gmail s Sortd je rozdelené do dvoch sekcií: na strane správ sú v strede namiesto toho štyri pôvodne prázdne stĺpce, v ktorých môžete správy posúvať myšou.
Predvolené stĺpce sú: čo robiť, sledovať, zoznam 1 a zoznam 2.
Každý z týchto názvov je možné pre ľahšie rozpoznanie zmeniť stlačením šípky nadol vedľa každého nadpisu.
V každom stĺpci môžete pridať úlohy alebo presunúť e-maily ich klasifikáciou ako úlohy alebo úlohy.
Každá správa pridaná pod jedným zo stĺpcov môže byť označená ako dokončená aktivita alebo ako aktivita, ktorá sa má vykonať, môže byť zvýraznená farbou pre ľahké rozpoznanie, môže byť zmenená v názve alebo vymazaná.
Potom môžete zmeniť poradie a usporiadanie e-mailov, manuálne pridať nové položky, zoskupiť e-maily do jednej aktivity a pridať nové zoznamy.
Kliknutím na e-mail od názvu v ľavej časti obrazovky sa v strede otvorí celá správa stránky.
V pravom hornom rohu si všimnete niekoľko tlačidiel pridaných spoločnosťou Sortd, vrátane tlačidiel na vytvorenie činnosti, ktorú si treba zapamätať a jedného na odloženie, to znamená, že dostanete tento e-mail znova, tak ako v priebehu niekoľkých hodín alebo dní.
Kliknutím na e-mail pridaný do jedného zo stĺpcov Sortd sa správa otvorí s niekoľkými ďalšími možnosťami vrátane možnosti pridať poznámky a pripomienky s upozornením .
V rozhraní Sortd sú všetky priečinky Gmail viditeľné stlačením šípky nadol vedľa názvu doručenej pošty vľavo hore.
Automatické filtre Gmailu môžete vybrať stlačením tlačidiel bezprostredne pod vyhľadávacím poľom.
Ak sa chcete rýchlo vrátiť do klasického rozhrania služby Gmail, stačí stlačiť kláves Gmail, ktorý sa nachádza na pravej strane, farebne červený.
V klasickom režime zobrazenia Gmail zaberá Sortd iba stĺpec napravo a umožňuje klasifikovať správy rovnakým spôsobom pretiahnutím.
Aby ste mohli Sortd efektívne využívať a klasifikovať prijaté e-maily, môžete sledovať toto referenčné zrkadlo:
- Vytvorte úlohu s názvom „dnes“ a každé ráno v nej presúvajte dôležité e-maily.
- Podobne vytvorte úlohu s názvom Neskôr a presuňte e-maily, ktoré v nej môžu čakať, a tiež napíšte dátum, kedy sa musí táto úloha riešiť.
Úloha s názvom „Úlohy“ je užitočná na klasifikáciu e-mailov s aktivitami, ktoré sa majú vykonať, avšak bez uzávierky.
- Úloha „Dokončené“ na zoskupenie e-mailov a pridaných aktivít, ktoré môžeme považovať za dokončené.
PREČÍTAJTE SI TIEŽ: Na správu pošty môžete namiesto Gmailu používať doručenú poštu
