Časom sa rodia a umierajú nové komunikačné systémy, ale ten hlavný už viac ako desať rokov bol vždy rovnaký, e-maily. Dnes sa však aj služby prijímania e-mailov líšia medzi modernými a inovatívnymi e-mailovými správami, pričom možnosti usporiadania pošty rôznymi spôsobmi a staromódnymi sú rovnaké ako služby pred desiatimi rokmi bez akýchkoľvek zlepšení.
PREČÍTAJTE SI TÚTO: Najlepšie bezplatné e-mailové stránky, kde si môžete vytvoriť e-mailovú adresu
Google Mail, nazývaný Gmail, je, samozrejme, najúčinnejšou a plnou možnosťou e-mailových služieb prostredníctvom webu. Preto pre tých, ktorí majú problémy so správou prichádzajúcej pošty, v tomto článku uvidíte niekoľko dôležitých trikov, ktoré potrebujete vedieť, aby sa zjednodušila správa. nových prijatých e-mailov .
Je to otázka vytvorenia automatizovaného systému na úpravu pošty, pretože viete, že ak necháte túto úlohu na ruke používateľa, napriek všetkému úsiliu nevyhnutne skončíte stratou vojny s poruchou.
Ak chcete zautomatizovať doručenú poštu v Gmaile, aby ste sa nemuseli obávať o stratu dôležitých e-mailov a správ, môžete postupovať podľa týchto 6 tipov pomocou vnútorných funkcií e-mailovej stránky google.
Toto je zhrnutie kompletného sprievodcu službou Gmail .
1) Pomocou filtrov a štítkov môžete automaticky spravovať príjem prichádzajúcich správ .
O tom som už hovoril v minulosti v článku so všeobecným sprievodcom na vytvorenie e-mailových filtrov na serveroch Yahoo Mail, Hotmail a ďalších poštových službách vrátane služby Gmail.
Vedieť, ako vytvoriť filtre v Gmaile, je nevyhnutné vytvoriť nové pri každom prijatí novej správy do vašej doručenej pošty, ktorá nie je automaticky katalogizovaná.
Takže ak máte všetky prijaté správy uvedené v chronologickom poradí, ale bez rozlíšenia, je čas vytvoriť filtre a štítky na zoradenie pošty do rôznych priečinkov podľa odosielateľa, predmetu alebo iných kritérií.
Keďže ide o menovky, správy sa v skutočnosti nepresúvajú zo všeobecného zoznamu doručených, ale sa jednoducho filtrujú a rozlišujú v skupine, čo uľahčuje ich hľadanie a vyhľadávanie.
Štítky sú uvedené na ľavej strane stránky v ponuke Gmail.
Keď dostanete do svojej doručenej pošty novú e-mailovú správu, ktorá nemá menovku, otvorte ju alebo ju vyberte a potom stlačte novú menovku, potom vedľa tlačidla „ Iné “ a vytvorte novú.
V ideálnom prípade by sa mala na každú opakujúcu sa správu nalepiť štítok .
Napríklad štítok sa použije na upozornenia Facebooku, ďalší štítok sa použije na e-maily s bulletinom Navigaweb, ďalší na prácu so správami atď.
Po vytvorení nového označenia pre správu sa uistite, že všetky nasledujúce prichádzajúce správy, ktoré sú podobné tej, sa automaticky označia rovnakým spôsobom . Otvorte e-mail, stlačte tlačidlo „ Iné “ a v rozbaľovacom zozname, kliknite na položku Filtrovať správy tohto typu .
Týmto spôsobom sa vytvorí pravidlo automaticky a rýchlo, čím sa priradia všetky správy z tej istej e-mailovej adresy alebo vytvorenej menovky.
Filter je možné upraviť výberom iného kritéria, napríklad, ak obsahuje v slove určité slovo alebo ak ho neobsahuje, alebo ak správa obsahuje prílohu alebo nie.
Potom kliknite na „ Vytvoriť filter pomocou tohto vyhľadávania “ a vyberte poslednú akciu, ktorá môže byť v skutočnosti použitá na tieto správy už existujúci alebo nový vybraný štítok.
Vo filtri môžete tiež vybrať viac súčasných akcií z dostupných; napríklad odpovedzte v predvolenom nastavení, ignorujte správu, označte ju ako prečítanú alebo dôležitú.
Napríklad čisto informatívne e-maily, ktoré sa nemusia otvárať a čítať, je možné ignorovať a archivovať, zatiaľ čo e-maily z automatických bulletinov možno označiť ako už prečítané a označené, aby sa v prípade potreby našli.
Vytvorenie predvolenej odpovede pre všetky správy prijaté v Gmaile určitého typu môže byť najlepším krokom na odľahčenie pracovného zaťaženia, keď je monotónne, alebo na informovanie odosielateľa o tom, že správa bola prijatá a čoskoro bude zodpovedaná.
Po vytvorení filtra je dôležité nezabudnúť dať krížik na možnosť Použiť filter aj na príslušné správy, aby ste sa uistili, že pravidlo je retroaktívne a tiež sa vzťahuje na správy, ktoré už boli prijaté v minulosti.
UPDATE: E-mail v Gmaile je teraz usporiadaný do špeciálnych kariet a kategórií
2) Odosielanie alebo prijímanie príloh v službe Gmail pomocou programov Skydrive, Dropbox, Box a Google Drive je vynikajúci spôsob, ako zabrániť tomu, aby prílohy zaberali príliš veľa miesta v Gmaile.
Okrem toho, bez inštalácie doplnkov, ako je vidieť v správach z decembra, môžete v Gmaile odosielať priložené súbory až do 10 GB.
3) Prevod e-mailov na činnosti kalendára
Jednou z najzaujímavejších vecí v službe Gmail je jej integrácia so službou Google Tasts a Kalendárom Google.
Ak otvoríte e-mail, kliknutím na ponuku Viac v hornej časti si môžete zvoliť vytvorenie aktivity spojenej s vybranou správou .
Bohužiaľ nemôžete automatizovať vytváranie plánovaných aktivít na základe e-mailov, ale vždy môžete vytvoriť filter a novým štítkom „možné činnosti“ dať označenie „možné činnosti“.
PREČÍTAJTE SI TIEŽ: Sprievodca úlohami Google na vytváranie zoznamov aktivít, udalostí a schôdzok online
4) Rozlišujte prichádzajúce správy na základe prijímajúcej e-mailovej adresy .
Je dôležité si uvedomiť, že filter v službe Gmail sa dá použiť aj na rozlíšenie prichádzajúcich správ na základe e-mailovej adresy, na ktorú bol e-mail odoslaný.
Tento typ filtra je užitočný napríklad, ak používate Gmail ako web, na ktorom môžete prijímať správy aj z iných poštových schránok.
Ešte lepšie je, že túto možnosť filtra môžete použiť s aliasy Gmailu .
Pre adresu Gmail existujú nekonečné aliasy .
Napríklad, ak bola e-mailová adresa , aliasy sú
Môže byť napríklad označená ako adresa Facebook alebo môže byť uvedená ako pracovná adresa .
V ďalších článkoch nájdete ďalšie triky na udržanie čistoty a usporiadania doručenej pošty :
- Odhlásiť sa z automatických bulletinov a e-mailov
- Automatické filtre pre sociálne aktualizácie, upozornenia a informačné letáky
- Sprievodca rozšíreným vyhľadávaním pošty v Gmaile
