Potrebujeme zdieľať dôležité pracovné dokumenty, ale chceme sa vyhnúť tomu, aby si každé nerozvážne oko mohlo prečítať dôverné údaje "> Kliknutím na ikonu vyberieme sériu položiek navrhnutých na primeranú ochranu dokumentu: aby ste zabránili otvoreniu súboru, vyberte možnosť Šifrovať pomocou hesla, dvakrát zadajte zvolené heslo a potvrďte OK ; Teraz všetko, čo musíme urobiť, je uložiť súbor (stlačením na klávesnici CTRL + B alebo CTRL + S), zatvoriť Office a skontrolovať, že pri otvorení súboru sme požiadaní o zvolené heslo.
Ak chcete odstrániť akékoľvek heslo, jednoducho otvorte dokument, zadajte doteraz používané heslo, vráťte sa späť na položku Chráňte dokument a znova kliknite na položku Zašifrovať pomocou hesla. Tentoraz nechajte toto pole prázdne (stačí odstrániť bodky a stlačiť OK ).
Postup je platný pre ľubovoľný program balíka Office: Word, Excel, PowerPoint a ďalšie programy obsiahnuté v pracovnej skupine, ktorú vytvára spoločnosť Microsoft.
Zmena ochrany
Ak na druhej strane chceme chrániť naše dokumenty Office pred zmenami, musíme nastaviť úroveň blokovaných zmien (za predpokladu, že niektoré dokumenty obsahujú textové polia alebo užitočné kliešte na vyplnenie).
Otvoríme dokument, vrátime sa späť do ponuky Súbor a z ponuky Ochrana dokumentu vyberieme položku Obmedziť úpravy . V dokumente sa otvorí nový bočný panel, z ktorého sa môžete rozhodnúť, či použijete obmedzenia týkajúce sa formátovania alebo obmedzenia zmien.
Na účely tejto príručky začiarkneme políčko Povoliť iba tento typ zmien v dokumente a v rozbaľovacej ponuke vyberte jednu z dostupných položiek: Žiadne zmeny (iba na čítanie), Revízie, Komentáre a vyplnenie formulára .
Ak sme súčasťou podnikovej siete a máme iných používateľov zaregistrovaných v tej istej firemnej kancelárii, môžeme tiež obmedziť zmeny na konkrétnu skupinu výberom v poli Výnimky (voliteľné), ktorého sa týka obmedzenie zmien.
Ak chcete potvrdiť uplatňovanie ochrany, kliknite nižšie na Áno, použite ochranu ; teraz sa otvorí okno, v ktorom môžete zadať zvolené ochranné heslo (prípadne odlišné od hesla zadaného pre prístup) alebo prípadne zadať overenie pomocou administratívnych údajov (iba účet PC alebo Windows, ktorý momentálne používame, môže vykonať zmeny).
Ak použijeme autentifikáciu pomocou hesla, môžeme bez problémov integrovať prístupový zámok, ktorý je uvedený v prvej kapitole.
Ak namiesto toho použijeme overenie používateľa, dokument bude okamžite zašifrovaný a môžu si ho prezerať iba oprávnení používatelia, ktorí ho v žiadnom prípade nebudú môcť zmeniť (na zmeny je oprávnený iba náš účet).
Ak chcete odstrániť tento typ ochrany, jednoducho opakujte všetky už zobrazené kroky, zrušte začiarknutie políčka Povoliť iba tento typ zmien v dokumente .
Ako chrániť dokumenty na serveri LibreOffice
Kancelária je veľmi drahá pracovná sada, ktorú spoločnosť Microsoft predáva za stovky eur, a preto je ťažké ju kúpiť od bežných používateľov alebo domácich používateľov. Ako platnú alternatívu môžeme vždy používať balík LibreOffice na našich počítačoch, ktorý je k dispozícii zadarmo.Pozrime sa spoločne, ako chrániť prístup k dokumentu a ako zabrániť neoprávneným zmenám.
Ochrana otvárania
Na ochranu najdôležitejších dokumentov otvárame program LibreOffice, vyberte program, ktorý sa má spustiť, dokument vytvorte a pri ukladaní kliknite v hornej časti na Súbor -> Uložiť ako .
V okne ukladania vyberieme názov súboru, cestu, kam ho uložiť, nezabudnite zaškrtnúť políčko Uložiť pomocou hesla a potom kliknite na tlačidlo Uložiť v dolnej časti.
Otvorí sa ďalšie okno, v ktorom môžete zadané heslo zadať dvakrát; keď budete pripravení, kliknite na OK a dokument uložte. Odteraz budú môcť súbor otvoriť a zobraziť jeho obsah iba tí, ktorí poznajú heslo.
Zmena ochrany
Ak by sme chceli dokument chrániť pred nechcenými zmenami, zopakujeme kroky uvedené v predchádzajúcej kapitole, tj prejdite do časti Súbor -> Uložiť ako, začiarknite políčko Uložiť pomocou hesla a potom kliknite na spodnú časť na položku Uložiť . V okne, do ktorého zadáte otváracie heslo, rozbaľujeme položku Možnosti, označíme položku Otvoriť súbor len na čítanie a potom zadáme iné heslo, ako je heslo nastavené na otvorenie.
Kliknutím na tlačidlo OK potvrďte výber. Odteraz budeme môcť dokument otvoriť iba na čítanie bez toho, aby sme mohli vykonať akékoľvek zmeny (bez ohľadu na to, či sme chránili prístup k súboru alebo nie). Ak chcete vykonať zmeny v chránenom dokumente, kliknite na ponuku Upraviť v hornej časti, vyberte položku Režim úprav a zadajte odomknuté heslo vybrané na ochranu zmien.
závery
V tejto príručke sme spolu videli, ako chrániť dokumenty pri otváraní a ako chrániť dokumenty pred zmenami, a to tak v prípade, že používame Office, ako aj v prípade, že používame bezplatnú súpravu LibreOffice.Prípadne môžeme chrániť jeden alebo viac použitím ochrany priamo na priečinky, ako je to opísané v našom sprievodcovi o tom, ako chrániť súbory a priečinky pomocou hesiel .
Ak chcete chrániť dokumenty pred zmenami, iná metóda (bežne používaná) zahŕňa konverziu dokumentu balíka Office do formátu PDF, ako je opísané v príručke o tom, ako chrániť súbor PDF heslom, aby sa neotvoril ani neupravoval .
