Tí, ktorí pracujú s e-mailom, môžu potrebovať zabrániť tomu, aby príjemcovia e-mailu zaslaného viacerým ľuďom mali možnosť poslať ďalej alebo odpovedať všetkým, to znamená, že nemôžu poslať správu ostatným alebo odpovedať všetkým. tie skopírované. Táto funkcia existuje iba v e-mailovom klientovi Microsoft Outlook, 2003, 2007 a 2010 .
Ochrana odoslaných e-mailov bráni príjemcovi správy kopírovať, tlačiť alebo posielať ďalej tento e-mail.
Dôvody použitia tohto nastavenia môžu súvisieť s dôvernosťou informácií obsiahnutých v správe alebo s túžbou zabrániť niekomu odpovedať na skupinový e-mail.
Aby sa zabránilo odpovedi na všetky, existujú dva režimy, jeden s manuálnou konfiguráciou a druhý s doplnkom pre program.
Ochrana nebude absolútna, môže pôsobiť iba ako odstrašujúci prostriedok, pretože ak by sa táto chránená pošta otvorila iným e-mailovým klientom iným ako Microsoft Outlook, ochrana by bola neúčinná.
Avšak v organizáciách a úradoch, kde je možné čítať poštu iba pomocou programu Outlook, je ťažké túto ochranu obísť.
Manuálna metóda deaktivácie „Odpovedať všetkým a„ Poslať ďalej “ je popísaná krok za krokom na stránke pomocníka programu Microsoft Outlook .
Vytvorenie ochranného modulu je veľmi jednoduché a je možné ho vykonať raz a navždy, s možnosťou nastavenia alebo nie blokovania podľa e-mailu.
Ak uprednostňujete, môžete namiesto toho použiť doplnok pre Exchange a Outlook (iba pre roky 2007 a 2010), ktorý deaktivuje Odpovedať všetkým a posielanie ďalej odosielaných e-mailov.
Doplnok NoReplyAll (zadarmo) si môžete stiahnuť a nainštalovať do počítača, ktorý slúži na odosielanie e-mailových správ.
Opätovným otvorením programu Outlook a vytvorením novej správy po nainštalovaní tohto rozšírenia by ste mali vidieť dve nové tlačidlá v hornej ponuke, pomocou ktorých môžete deaktivovať funkciu presmerovania ostatným.
Ak sa pokúsite poslať tento e-mail sebe, chránený odpoveďou všetkým, všimnete si, že opätovným otvorením prijatej správy sú deaktivované tlačidlá preposielanie správy a odpovedanie príjemcom, ktorí kopírujú e-mail.
Odpoveď odosielateľovi je samozrejme stále možná.
Ak sa používateľ pokúsi poslať ďalej alebo odpovedať všetkým z rýchlej ponuky v programe Outlook (ktorá nie je zakázaná), otvorí sa upozornenie, že táto funkcia nie je k dispozícii.
Ak príjemca e-mailu nepoužíva Microsoft Exchange alebo Outlook a pokúsi sa odpovedať všetkým, aj keď nie je deaktivovaný, ostatní príjemcovia sa automaticky neskopírujú, čo bude v prípade potreby potrebné ručne vybrať.
Dodatočnou funkciou je, že v konfiguračnej ponuke tohto doplnku ( Nástroje -> Možnosti ) je možné uviesť niektoré kľúčové výrazy, ktoré dostanú upozornenia pri odosielaní správy bez prílohy.
Účinnejšou metódou ochrany dôverných údajov e-mailov odosielaných prostredníctvom programu Outlook je doplnok BCCThis, ktorý umožňuje odosielať súkromné správy CCN pripojené k e-mailu, viditeľné iba pre niektorých.
